Assistant operationnel (h/f)

SPL ALES CEVENNES

Alès - Occitanie

Présentation de l'entreprise

La SAEM’ALES et la SPL ALES CEVENNES sont deux entreprises publiques locales d’Alès en Cévennes, structures de droit privé, dont l’actionnariat est majoritairement ou exclusivement composé de collectivités territoriales ou de leurs groupements.

Elles remplissent des missions très diverses : aménagement, construction, gestion, promotion immobilière, promotion touristique, etc. et oeuvrent, dans un cadre d’entreprise, au service de l’intérêt général sous le contrôle de leurs collectivités actionnaires.

La SAEM’ALES, Société d’Economie Mixte (SEM), présidée par Max ROUSTAN, Maire d’Alès, est un acteur clé dans le développement économique du territoire d’Alès Agglomération. Elle est spécialisée dans l’accueil et l’accompagnement des entreprises en phase de création, elle accompagne les entreprises en croissance, et assure le portage d’équipements économiques structurants du Territoire. Elle emploie six salariés, gère près de 9 000 m² d’immobilier d’entreprises et accueille chaque année plus de 90 entreprises.

La SPL Alès Cévennes, également présidée par Max ROUSTAN, est composée d’une équipe d’une vingtaine de personnes assurant les 2 missions essentielles confiées par ses actionnaires publics, la Communauté Alès Agglomération, la Ville d’Alès, le SIVU Pôle Santé Bien être des Fumades et le Pôle Métropolitain Nîmes-Alès, relevant des domaines de l’Aménagement / Construction et de la promotion touristique du Territoire d’Alès Agglomération.

La SPL ALES CEVENNES souhaite conforter ses équipes.

Description de la mission

Sous la responsabilité du Directeur et du(es) Chargé(s) d’opérations, il/elle assiste le pilotage, le suivi, la bonne gestion opérationnelle et technique des opérations, et conçoit les marchés et les dossiers de consultation des entreprises. Il/elle est référent en matière de marchés, sur les aspects juridiques et réglementaires et assure le conseil auprès des membres de l’équipe.

Assurer le secrétariat opérationnel et technique du(es) chargé(s) d’opérations

 Assurer les relations téléphoniques, électroniques

 Saisir et/ou rédiger et frapper les documents (compte-rendu, rapports, …)

 Constituer et classer les dossiers

 Tenir les agendas et organiser les déplacements et réunions

 Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs

Organiser la production, la qualité et la fiabilité des dossiers opérationnels et techniques, garantir le suivi des opérations du(es) chargé(s) d’opérations depuis la consultation des prestataires, les études et la réalisation, jusqu’à la réception et la clôture

 Assister le(s) chargé(s) d’opérations lors de la consultation et du déroulement administratif et financier des marchés, ainsi que des opérations dans le logiciel de gestion des marchés depuis la notification jusqu'au décompte général,

 Assister le(s) chargé(s) d’opérations pour le contrôle de l'exécution des marchés de travaux, études, maîtrise d'oeuvre, prestations de services, sous-traitance, avenant (vérification des décomptes mensuels et généraux, gestion des garanties bancaires et des modalités de financement des contractants, agrément des sous-traitants…).

 Assistance à l'établissement des documents financiers en conformité avec la législation,

 Constituer les dossiers techniques de lancement des marchés en collaboration avec le(s) chargé(s) d’opérations,

 Préparer les tableaux d’analyse des candidatures et des offres,

 Contrôler et suivre les marchés d’un point de vue technique de la passation à la clôture administrative et financière (réception, DGD, …),

 Participer au contrôle des situations de travaux et d’honoraires et des mises en règlements,

 Participer au suivi du budget de l’opération (bilan, appel de fonds, facturation, élaboration et suivi des dossiers de demande de subvention),

 S’assurer de la bonne fin de l’opération et en réaliser la clôture (concessions) ou préparer les parties opérationnelle et techniques du dossier pour clôture à réaliser par le service administratif et financier (mandats),

 Participer à la préparation des réunions de lancement de projet, de suivi, de recueil d’avis, d’information restreinte ou publique, d’élaboration des plannings,

 Assurer les relations avec les différents intervenants et partenaires associés à l’opération (architectes, bureaux d’études, administrations, …) et veiller au respect des engagements (objectifs, qualité, délais).

Assister le(s) chargé(s) d’Opérations, assurer une fonction d’alerte

 S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations,

 Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,

 Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compéter, …).

Participer au montage d’opérations

 Participer aux échanges sur le montage d’opérations et les montages publics/privés,

 Contribuer à la rédaction et le suivi des contrats (élaboration de concessions d’aménagement, mandats, marchés publics, actes d’acquisition…),

 Garantir la mise en place des procédures,

 Participer au suivi des litiges et des contentieux.

Profil souhaité

 De formation supérieure (Bac + 4/5) et/ou disposant d’une expérience significative en EPL et dans les domaines de l’aménagement, de l’urbanisme du développement local et social et/ou politique de la ville

 Connaissances techniques, des aspects administratifs et financiers de la politique de la ville, de l'environnement institutionnel et de l’environnement urbain

 Connaissances du Code de la Commande Publique

 Connaissances des procédures d’urbanisme et d’aménagement

 Connaissances juridiques : maîtrise des procédures administratives et des réglementations, droit de l’urbanisme, de la construction, de l’environnement...

Savoir-faire

 Capacité rédactionnelle

 Capacités d'organisation et de gestion du temps de travail

 Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint,)

 Utilisation des logiciels spécifiques Go7, CHORUSPRO …

Savoir être

 Rigueur et sens de l’organisation

 Analyse et synthèse

 Aisance relationnelle

 Adaptabilité

 Force de proposition, esprit d’initiative

Lieu d’exécution des missions :

 Etablissement situé à Alès (30100), 131 impasse des Palmiers, PIST OASIS

 Mobilité sur l’ensemble des établissements de la SPL ALES CEVENNES

 Poste à pourvoir dès que possible

 Date limite du dépôt des candidatures : 30 avril 2024