Assistant administratif (h/f)

IN TERRA

Montrevel-en-Bresse - Auvergne-Rhône-Alpes

Présentation de l'entreprise

La SPL IN TERRA et la SEM FCV recherchent un Assistant administratif (H/F) qui sera mis à disposition auprès de ces deux sociétés.

·  La Société Publique Locale (SPL) IN TERRA créée en 2013 par les collectivités du bassin de vie de Bourg-en-Bresse est missionnée pour la réalisation d’opérations d’aménagement à vocation économique et touristique (Parc d’activités, création de voie verte…), pour la requalification d’espaces publics de centre-ville, pour la construction de bâtiments ou d’équipements publics. Elle agit pour le compte de ses actionnaires (2 EPCI, 11 communes).

·   La SEM Foncière Cœur de ville (FCV) créée en 2022 agit sur le territoire de l’agglomération de Bourg en Bresse pour la redynamisation des activités commerciales et de services en réalisant des projets de construction ou de réhabilitation d'actifs immobiliers en vue de les louer ou de les revendre.

Dans le cadre de l’accroissement de leurs activités et pour répondre aux projets envisagés par leur actionnariat, elles renforcent ainsi leurs équipes constituées actuellement de 4 collaborateurs (un directeur, deux responsables d'opérations, une responsable administrative et financière).

Description de la mission

Il/elle assure le secrétariat classique de la société, et assiste le directeur et la RAF pour l’ensemble de la gestion administrative, comptable et sociale de la société.

Il/elle a un rôle d’assistance active en appui pour le suivi administratif et opérationnel des projets confiés à la SPL.

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur et la coordination de la responsable administrative et financière, l’assistant(e) aura les missions suivantes :

Secrétariat classique de la société et accueil :
• Assurer les relations téléphoniques et l’accueil
• Saisir et/ou rédiger les différents documents (courriers, notes, dossiers divers, …)
• Traiter le courrier entrant et sortant, compris électronique
• Tenir les agendas et les prises de rendez-vous (en lien en particulier avec le secrétariat du président),
• Organiser et préparer les déplacements et les réunions
• Organiser le classement numérique et papier
• Assurer une fonction d’alerte et de veille selon les informations reçues

Suivi courant des opérations, assistance aux marchés et aux contrats société :
• Effectuer les invitations/convocations, demandes de renseignements, relances nécessaires en interne ou en externe.
• Préparer et éditer les documents nécessaires au suivi des dossiers, en préparation des réunions.
• Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d’offres (envoi des DCE, réception des plis, courriers aux entreprises, etc …),
• Préparer et suivre le circuit des pièces contractuelles (signature marchés/avenants, notification …)
• Mettre à jour les tableaux de bords (suivi marché, facturation…)

Fonction d’accueil et d’information, et d’assistance à la communication et la commercialisation:
• Accueil et information de premier niveau, pour orienter et/ou donner suite aux interlocuteurs divers,
• Participer à la mise en place de documents et supports d’information/communication avec les prestataires retenus,
• Participer aux actions de communication et commercialisation en appui au directeur et à la RAF ( campagne d’e-mailings…).

Assistance à la gestion courante de la vie sociale de la société:
• Formaliser les actes et préparer les documents nécessaires à la vie sociale de la SPL (rédaction des dossiers de CA et AG),
• Mise à jour et production des courriers/invitations aux administrateurs, formalités d’usage.

Profil souhaité

Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
Bac + 2 ou équivalent, avec une expérience d’au moins 3 ans.
BTS ou expérience d’un secrétariat administratif et/ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d’architectes.

Compétences attendues (et niveau de maîtrise)
• Maîtrise totale des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Qualité rédactionnelle
• Connaissance des métiers de l’aménagement et de la construction serait un plus

Compétences complémentaires bienvenues :
• Connaissance des procédures de marchés publics
• Connaissance des outils de communication, pratique du web et des réseaux sociaux

Aptitudes et motivations, comportements professionnels
• Rigueur, méthodologie
• Sens de l’organisation et gestion du temps de travail
• Polyvalence et curiosité
• Qualités relationnelles requises
• Discrétion et autonomie

Poste en CDI à temps complet basé à Montrevel-en-Bresse.
A pourvoir immédiatement.