Dis Papa, c’était quoi « un état des lieux sortant » ?

Objectif

Loi Duflot | Août 2015 : le délai pour restituer son logement passe de 3 à 1 mois.

Pour compenser les pertes financières induites par ces délais raccourcis et puisque la refacturation aux locataires ne compense que faiblement les coûts investis en réalisation d’états des lieux sortants (EDLS), la SACVL se fixe comme objectifs de :

– Diminuer les délais et coûts de relocation

– Anticiper les travaux et diagnostics immobiliers obligatoires

Description

La SACVL innove en transformant une contrainte réglementaire en opportunité opérationnelle. La SACVL invente SA loi en décidant de supprimer les Etats des Lieux Sortants.

Comment cela ? En fondant un pacte de simplicité, nourrissant de manière mutuellement profitable le lien social bailleur-locataire lors de la rupture de la relation contractuelle.

PENDANT TOUTE LA DUREE DU PREAVIS LE LOCATAIRE S’ENGAGE A :

– Recevoir un technicien pour une visite préalable.

– Laisser intervenir tout diagnostiqueur en site occupé.

– Laisser un commercial faire visiter le logement.

– Laisser un logement nettoyé et totalement vide.

LA SACVL S’ENGAGE A NE FACTURER AUCUN TRAVAUX DE REMISE EN ETAT DU LOGEMENTAU LOCATAIRE ET LUI RESTITUER INTEGRALEMENT SA CAUTION.

NB : Pour les appartements vandalisés le processus ne s’applique pas, des poursuites judiciaires sont engagées (3 cas en 3 ans).

Pour réussir, la SACVL développe l’application EASYTECH et son backoffice, installée sur tous les smartphones des gardiens et techniciens. Elle permet de :

– Expliquer le processus de visite du logement (par synthèse vocale pour les non voyants, les non lisant).

– Faciliter la prise de rendez-vous et les multi-interventions.

– Intégrer les données dans l’ERP d’entreprise.

– Faciliter les échanges avec le locataire et les échanges internes (en temps réel).

Effets

En changeant de paradigme, nous avons réinventé notre façon de travailler :

– Suppression du papier nécessaire aux EDLS (gain en bilan carbone et économie de quelques milliers d’euros par an).

– Suppression des délais de transmission de l’EDLS (gain de temps, traçabilité totale, gain RH : suppression de « tensions » interservices). Les collaborateurs sont convaincus !

– Gain de productivité de 2 400 heures par an.

– Suppression du suivi fastidieux de la vétusté des équipements.

– Amélioration de 7 jours par logement de la vacance technique.

– Diminution du stress des locataires, certains de la restitution intégrale de leur caution, départ serein par simple remise de clés.

– Suppression des conflits locataires/SACVL sur l’évaluation des dommages au logement, coopération totale pour mentionner toute anomalie – permettant même aux techniciens d’enregistrer des problèmes qu’ils n’auraient pas identifié dans le logement.

Financement

EASYTECH est entièrement autofinancé par les économies réalisées : tous les outils ont été co-développés en interne par la Direction informatique en collaboration avec l’expertise des services opérationnels (Direction Patrimoine et Direction Proximité).

Les temps de recherche et développement et de suivi de projet sont estimés à environ 30 000 euros.

Valeur ajoutée de l'Epl

Les EPL savent accompagner ou anticiper de nouveaux besoins.

EASYTECH est actuel, inspiré des process hôteliers : alors qu’on peut quitter une villa saisonnière par simple remise de clé, pourquoi serait-ce plus contraignant pour un appartement libéré par son occupant?

En qualité d’EPL, la SACVL porte dans son ADN une volonté d’amélioration du cadre de vie de ses usagers, de faciliter leur quotidien et d’accroître si possible leur pouvoir d’achat.

Notre projet fondé sur la co-responsabilité et la confiance accordées à nos locataires sous-tend ces valeurs : en fluidifiant les relations sociales et commerciales – la caution des locataires n’est plus un moyen de financer des travaux, nous valorisons l’image même de notre profession.

Enfin, mettre en place ce processus a profondément accéléré la transformation digitale de la SACVL, contribuant un peu plus encore à rappeler l’engagement 2.0 des EPL.

Quelques chiffres

800 rotations par an pour un coût moyen de 250€ /logement soit 200K€ économisés.

Diminution de 7 jours par logement des délais de travaux (8,5% de la durée totale) soit une rentabilité financière de 90k€ (16€ * 7jours * 800 logements).

Augmentation des coûts de travaux par logement : 0%.

SOPRA-STERIA (ERP IKOS gérant 2 millions de logements sociaux en France) reconnaît EASYTECH comme démarche métier innovante.