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Chargé d’accueil, logistique et de gestion administrative (h/f)

SEQUANO AMENAGEMENT

Bobigny - Île-de-France

Présentation de l'entreprise

La SCET, filiale à 100% de la Caisse des dépôts, est une société de conseil et d'appui aux territoires proposant des solutions d'accompagnement de projets : du conseil stratégique à la gestion opérationnelle.
Sa vocation à mobiliser l'intelligence collective au service des territoires tire sa force d'un réseau de plus de 350 membres (des entreprises publiques locales et des bailleurs sociaux).

Sequano, membre de ce réseau, recrute un.e Chargé.e d'accueil, logistique et de gestion administrative en CDI.

Né en Seine-Saint-Denis, Séquano, aménageur, constructeur et conseil est un opérateur de référence de la ville intervenant à l'échelle de l'agglomération parisienne.

Aux côtés des collectivités et des territoires, promoteur d'utilité publique, Séquano est le pivot d'un dialogue constructif avec les différents acteurs publics et privés pour la mise en œuvre de projets urbains particulièrement complexes et la construction d'équipements et d'espaces publics.

Au service de l'intérêt général, Séquano s'engage avec un parti pris d'une ville de qualité et durable en assurant la mixité des fonctions et des usages. A l'écoute, son esprit d'innovation combiné à son pragmatisme en font un acteur force de proposition pour imaginer la ville de demain. Avec ses 70 collaborateurs, la société est engagée dans une démarche de responsabilité sociétale et d'amélioration continue et est certifiée Iso 9001 (qualité) Iso 14001 (environnement) version 2015.

Description de la mission

Relations hiérarchiques : sous la responsabilité du secrétaire général et de son assistante.

La personne assurera l'accueil des clients. Elle aura un rôle d'information externe.
Principales activités

Le niveau d'autonomie et le degré de réalisation des différentes activités dépendront de l'évolution dans le métier : junior, confirmé, expérimenté.
- Réceptionner les appels entrants.
- Effectuer les transferts aux personnes concernées.
- Réceptionner les clients :
- Gérer l'accueil physique des clients : accueillir et orienter le public et les interlocuteurs divers ;
- Gérer l'accès « parking » pour les clients demandeurs : après information interne, la personne se rapprochera de l'hôtesse d'accueil de l'immeuble pour permettre aux clients d'accéder au parking privé.

- Traiter le courrier « arrivé » et les plis arrivés par coursiers :
- Réceptionner les courriers « arrivés » ;
- Ouvrir les enveloppes (sauf les plis personnels et confidentiels) ;
- Dater les courriers ;
- Répartir ceux-ci par service, sous la responsabilité de l'assistante du secrétaire général ;
- Réceptionner les plis déposés par les coursiers et les remettre aux personnes concernées.

- Traiter le courrier « départ » :
- Affranchir les courriers « départ » de toute la société ;
- Veiller à ce qu'il parte à l'heure définie avec La Poste ;

- Gérer les réservations de toutes les salles de réunion à l'aide d'un tableau Excel ;
- Gérer les réservations, les papiers et les clés de toutes les voitures de service à l'aide d'un tableau Excel ;
- Gérer les réservations de toutes les demandes de taxis au départ de nos bureaux à l'aide d'un tableau Excel et vérifier les factures correspondantes ;
- Gérer toutes les demandes de coursiers à l'aide d'un tableau Excel et vérifier les factures correspondantes ;
- Gérer toutes les réservations des plateaux repas pour les réunions à l'aide d'un tableau Excel et vérifier les factures correspondantes ;
- Effectuer des petits travaux de secrétariat sur Word et Excel, en lien avec les assistantes de la direction générale et notamment pour le service communication;
- Organiser les cafés thématiques et les petits déjeuners ;
- Etablir les bons de commande de la structure en lien avec les assistantes de la direction générale et notamment pour le service communication ;
- Contribuer au bon fonctionnement et à l'amélioration des processus qualité et de développement durable en exerçant les différentes tâches du métier dans le respect des processus qualité et de développement durable mis en place dans la société.

Profil souhaité

Pré requis – formation initiale et/ou expérience professionnelle
BEP ou CAP de secrétariat ou équivalent ou expérience dans un poste de chargée d'accueil.

Compétences attendues
Maîtrise des outils informatiques de base (Word et Excel).

Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus
Dynamisme ;
Discrétion ;
Goût pour le travail en équipe ;
Qualités relationnelles ;
Sens de l'organisation ;
Rigueur, méthode.

Localisation du poste: Bobigny

Annonce du 28 février 2020
Consultée 95 fois

Type de contrat proposé

CDI

Contact

Référence de l'offre : MS-041-20-4628

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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