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Assistante opérationnelle (f/h)

LOIRE-ATLANTIQUE DéVELOPPEMENT - GE

Nantes - Pays de la Loire

Présentation de l'entreprise

Agence d’ingénierie publique, Loire-Atlantique développement mobilise ses équipes d’experts et ses savoir-faire, pour conseiller, concevoir, mettre en œuvre et réaliser des projets d'intérêt général, en faveur du cadre et de la qualité de vie des habitants de tous les territoires du département.

L'agence déploie depuis 2013 une approche globale, prospective et opérationnelle dans les secteurs du renouvellement urbain, de l’aménagement et la construction, de l’architecture et l’urbanisme et du tourisme durable afin d’accompagner les transitions et d’engager dès à présent la construction du cadre de vie des habitants de Loire-Atlantique.

Plus largement, les équipes de Loire-Atlantique développement travaillent avec l’ambition stratégique partagée de « Construire ensemble le cadre de vie de demain » et « être l’agence des transitions à horizon 2030 ».

Loire-Atlantique développement est composée d’une Société d’Economie Mixte (LAD – SELA), d’une Société Publique Locale (LAD – SPL) et du Conseil d’Architecture, d’Urbanisme et de l’Environnement de Loire-Atlantique (CAUE 44). Un Groupement d’Intérêt Economique (LAD – GIE) assure les fonctions supports mutualisées et un groupement d’employeurs regroupe les salariés travaillant pour le compte de LAD – GIE, LAD – SELA, LAD – SPL.

Au sein de l’agence, la Direction de l’Immobilier et de la Performance Energétique pilote l’ensemble des compétences de LAD autour de la chaîne de valeur de l’Immobilier :
- Montage immobilier et gestion des filiales et des actifs (immobiliers et énergies renouvelables),
- Réalisation de bâtiments en compte propre, pour le compte de filiales et pour le compte de collectivités lors de la réalisation d’équipements publics.
- Pôle de gestion immobilière et d’exploitation d’équipements

Cette direction s’appuie également en interne sur le pôle Energie Trajectoires Bas Carbone qui met son expertise au service des projets.

Description de la mission

FONCTION
L’assistant-e opérationnel-le est l’assistant-e des responsables d’opérations et des chefs de projet durant toutes les phases de mise en œuvre des opérations et contribue, dans la mesure de ses attributions, à l’amélioration quotidienne de la professionnalisation des interventions de la société.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
L’assistant-e opérationnel-le est placé-e sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Directrice de l’Immobilier et de la Performance Energétique. Il/Elle constitue un binôme opérationnel avec les responsables d’opérations/ Chefs de projets.
Il-elle partage l’organisation de son travail, de ses priorités et veille à assurer un report régulier de l’avancement des dossiers.

L’assistant-e opérationnel-le a une connaissance effective du secteur d’activité et du contexte des SEM et des SPL.

L’assistant-e opérationnel-le dispose d’autonomie dans la gestion de ses tâches et fait preuve d’adaptabilité dans la variété des missions et sujets qui lui sont confiés.

Il-elle voit son niveau d’autonomie, de prise d’initiatives et de contribution au développement et à la professionnalisation de l’Agence se renforcer au gré de son évolution : confirmé-e, expérimenté-e.

L’assistant-e opérationnel-le est une personne ressource qui apporte de la fluidité à l’ensemble de l’équipe projet et qui est en capacité de prendre en charge des demandes et de les orienter.

Ayant accès à des informations stratégiques de tous niveaux, il-elle est soumis à une confidentialité stricte.

Spécificités
Participation possible à des événements professionnels (réunions, salons, …) le soir et/ou le week-end.
Déplacements avec les véhicules mutualisés.

PRINCIPALES MISSIONS ET ACTIVITES
• Assurer l’assistance administrative, technique et financière des opérations
o Participer à la création, et à la tenue des outils de suivi et de pilotage
o Gérer les agendas, organiser es rendez-vous, les déplacements et les réunions
o Assurer les relations téléphoniques et électroniques
o Traiter le courrier entrant et sortant
o Saisir et/ou rédiger et mettre en page des documents
o Organiser et traiter le classement et l’archivage
o Organiser des évènements

• Assurer des missions d’accueil et d’information des personnes extérieures à la société
o Accueillir et informer les interlocuteurs, partenaires, prestataires et clients des opérations

• Assurer des missions d’interface
o S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations
o Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
o Effectuer les relances nécessaires en interne ou externe – échéances, informations à compléter
o Assurer, à la demande des opérationnels, la constitution de tous dossiers nécessaires à la vie de l’opération
o Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et opérationnels
o Suivre, en lien avec les opérationnels, le contexte financier de l’opération, et participer à la préparation des documents de suivi. Mise en forme des documents financiers

• Contribuer à la préparation des réponses aux consultations faites par la société
o Préparer et mettre en forme le dossier de réponse, les notes méthodologiques, en lien avec les responsables opérationnels en charge de la réponse et l’assistante de direction ou de pôle

Profil souhaité

EXIGENCES REQUISES POUR LA FONCTION
-Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
BTS assistante gestion PME/PMI ; ou niveau de formation Bac+2 – secrétariat des entreprises, assistance de direction, …
Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans des fonctions d’assistantes dans le cadre de suivi de projets.
Une expérience dans le domaine de la construction, de la performance énergétique ou de la promotion immobilière serait appréciée.

-Connaissances théoriques et pratiques – Savoir
Comprendre les notions des métiers de l’Agence, et notamment des métiers de l’aménagement et de la construction.

-Compétences techniques et méthodologiques – Savoir-faire
Maîtriser les outils bureautiques – Word, Excel, Power Point, Teams, CRM, GED
Consulter les logiciels de gestion (suite progisem)

-Qualités professionnelles – Savoir-être
Aptitudes professionnelles
- Travailler avec rigueur et méthode
- Avoir le sens de l’organisation
- Prendre des initiatives
- Savoir gérer les situations imprévues ou irritantes
- Être autonome et force de propositions
- Se montrer polyvalent
- S’adapter aux changements
- Faire preuve de disponibilité et de réactivité
Aptitudes relationnelles
- Détenir des qualités relationnelles et rédactionnelles
- Ecouter ses interlocuteurs
- Etablir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
- Coordonner ses activités avec celles de ses collègues
- Avoir un esprit d’équipe
- Faire preuve de diplomatie et de bienveillance
- Faire preuve d’ouverture d’esprit
Autres
Permis B

Autres informations

Niveau : Confirmé
Statut : Agent de maîtrise
Type de contrat: CDI – Temps plein
Rémunération : 29 – 33 k€ bruts annuels
Poste à pourvoir : 1er décembre 2022
Date limite de réception des candidatures : 13 novembre 2022

Annonce du 14 octobre 2022
Consultée 251 fois

Type de contrat proposé

CDI

Contact

CV et lettre de motivation, par email, avant le 14 novembre.

Référence de l'offre : GE – 10/2022

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