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Assistante de pole (h/f)

LOIRE ATLANTIQUE DEVELOPPEMENT - GE

Nantes - Pays de la Loire

Présentation de l'entreprise

PRESENTATION ET CONTEXTE

Agence d’ingénierie publique, Loire-Atlantique développement mobilise ses équipes d’experts et ses savoir-faire, pour conseiller, concevoir, mettre en œuvre et réaliser des projets d'intérêt général, en faveur du cadre et de la qualité de vie des habitants de tous les territoires du département.

L'agence déploie depuis 2013 une approche globale, prospective et opérationnelle dans les secteurs du renouvellement urbain, de l’aménagement et la construction, de l’architecture et l’urbanisme et du tourisme durable afin d’accompagner les transitions et d’engager dès à présent la construction du cadre de vie des habitants de Loire-Atlantique.

Loire-Atlantique développement est composée d’une Société d’Economie Mixte (LAD – SELA), d’une Société Publique Locale (LAD – SPL) et du Conseil d’Architecture, d’Urbanisme et de l’Environnement de Loire-Atlantique (CAUE 44). Un Groupement d’Intérêt Economique (LAD – GIE) assure les fonctions supports mutualisées et un groupement d’employeurs regroupe les salariés travaillant pour le compte de LAD – GIE, LAD – SELA, LAD – SPL.

Au sein de la direction Investissements immobiliers et énergies renouvelables d’intérêt général, le pôle gestion immobilière et exploitation d’équipements assure la gestion de l’ensemble des propriétés de Loire-Atlantique développement, bâties et non bâties (gestion immobilière, locative, patrimoniale, maintenance courante, impôts fonciers, assurances, occupations temporaires ou illégales…, gestion puis rétrocessions de fonciers sur des opérations d’aménagement clôturées).
Ce pôle travaille en coordination avec le pôle montage immobilier en propre, apporte son expertise aux opérations liées aux mandats de construction, et développe des activités d’assistance et de conseil aux collectivités dans les domaines qui lui sont propres.

Description de la mission

FONCTION
L’assistant-e de pôle accompagne le responsable de service dans le pilotage, l’animation et le suivi du pôle concerné, ainsi que les projets qui sont portés par celui-ci et contribue, dans la mesure de ses attributions, à l’amélioration quotidienne de la professionnalisation des interventions de la société.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
L’assistant-e de pôle est placé-e sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du responsable de pôle avec qui il-elle constitue un binôme opérationnel. Il-elle partage l’organisation de l’animation du pôle, des priorités et veille à assurer un report régulier de l’avancement des dossiers.

L’assistant-e de pôle a idéalement une connaissance effective du secteur d’activité et du contexte des SEM et des SPL.

L’assistant-e de pôle dispose d’autonomie dans la gestion de ses tâches et fait preuve d’adaptabilité dans la variété des missions et sujets qui lui sont confiés.
Il-elle voit son niveau d’autonomie, de prise d’initiatives et de contribution au développement et à la professionnalisation de l’Agence se renforcer au gré de son évolution : débutant-e, confirmé-e, expérimenté-e.

L’assistant-e de pôle est une personne ressource qui apporte de la fluidité à l’ensemble de l’équipe et est en capacité de prendre en charge des demandes et de les orienter.

Ayant accès à des informations stratégiques de tous niveaux, il-elle est soumis-e à une confidentialité stricte.

Spécificités
Participation possible à des événements professionnels (réunions, salons, …) le soir et/ou le week-end.
Déplacements avec les véhicules mutualisés.

PRINCIPALES MISSIONS ET ACTIVITES
• Assurer l’assistance administrative, technique et financière du responsable de pôle
o Faire le lien entre le responsable de pôle et l’équipe opérationnelle pour la diffusion et le suivi des outils de pilotage
o Participer à la création et à la tenue des outils de suivi et de pilotage
o Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les déplacements et les réunions
o Assurer les relations téléphoniques et électroniques et les contacts avec tout tiers (collectivités locales, administrations, clients futurs, fournisseurs…)
o Traiter le courrier entrant et sortant
o Saisir et/ou rédiger et mettre en page des documents
o Organiser et traiter le classement et l’archivage

• Assurer des missions d’accueil et d’information des personnes extérieures à la société
o Accueillir et informer les interlocuteurs, partenaires, prestataires et clients des opérations

• Pour les opérations portées par le responsable du pôle et/ou les chargés de mission,
o Participer à la gestion du patrimoine bâti et non bâti de LAD : gestion immobilière, locative, patrimoniale, maintenance courante, impôts fonciers, assurances, occupations illégales, …
o Participer à la gestion et l’exploitation du circuit de Loire-Atlantique dans le cadre de la délégation de service public avec le Département de Loire-Atlantique

• Pour les opérations portées par le responsable du pôle et/ou les chargés de mission, assurer des missions d’alerte et d’interface
o S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations
o Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
o Assurer, à la demande du directeur de pôle et/ou les chargés de mission, la constitution des pièces nécessaires à la vie d’un dossier
o Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et opérationnels
o Suivre, en lien avec le responsable de pôle et/ou les chargés de mission, le contexte financier des dossiers, et participer à la préparation des documents de suivi.

• Assister le responsable du pôle dans les missions de développement d’ingénierie foncière immobilière à apporter aux équipes opérationnelles investissement/montage d’opérations, et construction

• Assister le responsable du pôle dans le développement des activités d’assistance et de conseil aux collectivités en lien avec la gestion de leur patrimoine et leur stratégie foncière

• Contribuer à la préparation des réponses aux consultations faites par la société
o Préparer et mettre en forme le dossier de réponse, des notes méthodologiques, en lien avec le responsable de pôle, les en charge de la réponse et l’assistante de direction

Ces missions et activités sont réalisées dans le respect des procédures internes.

Profil souhaité

EXIGENCES REQUISES POUR LA FONCTION
-Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
BTS ou niveau de formation Bac+2 en : gestion immobilière, professions immobilières, syndic de copropriété, …

-Connaissances théoriques et pratiques – Savoir
Comprendre les notions du secteur de l’aménagement et de la construction et de ses métiers

-Compétences techniques et méthodologiques – Savoir-faire
Maîtriser les outils bureautiques – Word, Excel, Power Point, messagerie électronique
Connaître la base des logiciels de gestion

-Qualités professionnelles – Savoir-être
Aptitudes professionnelles
- Travailler avec rigueur et méthode
- Avoir le sens de l’organisation
- Prendre des initiatives
- Savoir gérer les situations imprévues ou irritantes
- Être autonome et force de propositions
- Se montrer polyvalent
- S’adapter aux changements
Aptitudes relationnelles
- Détenir des qualités relationnelles et rédactionnelles
- Etablir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
- Coordonner ses activités avec celles de ses collègues
- Faire preuve de diplomatie et de bienveillance

Autres informations

Niveau : Débutant / Confirmé / Expérimenté – selon profil
Statut : Employé / Agent de maîtrise
Rémunération : Selon profil
Type de contrat CDD – 9 mois
Poste à pourvoir Dès que possible
Permis B

Annonce du 25 juillet 2022
Consultée 96 fois

Type de contrat proposé

CDD 9 mois

Contact

Envoyer CV et lettre de motivation avant le 04/09

Loire Atlantique Développement GIE
Pôle RH
2 boulevard de l'Estuaire
44262 NANTES Cédex 2

Référence de l'offre : GE 07/2022

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