Assistant administratif à la direction de la maîtrise d’ouvrage (h/f)

SPLA-IN DES ECOLES DE MARSEILLE

Marseille - Occitanie

Présentation de l'entreprise

Dans le cadre du plan « Marseille en grand » annoncé par le Président de la République le 2 septembre
2021, l’Etat et la Ville de Marseille ont décidé de confier la mise en œuvre du plan de rénovation de 188 écoles de la Ville à une société́publique d’aménagement d’intérêt national (SPLA-IN), créée le 3 février 2022 et dont le capital est détenu à parité par la Ville de Marseille et par l’Etat.
La Société Publique des Ecoles de Marseille est dirigée par Vincent Bourjaillat et elle est composée à date de deux directions : un secrétariat général et une direction de la maîtrise d’ouvrage. A terme, elle pourrait compter environ 35 personnes.

- ACTIVITE DE LA DIRECTION
La direction de la Maîtrise d’Ouvrage intervient opérationnellement sur la totalité des écoles dont la ville a confié la responsabilité de leur réalisation à la SPEM.
Elle assume la fonction de maître d’ouvrage, par l’intermédiaire de marchés de partenariat, d'opérations de construction, de restructuration ou de réhabilitation. Elle est tenue de respecter les objectifs sur lesquels la Société s’est engagée contractuellement avec la Ville.
Elle doit respecter un cadre budgétaire strict et calendaire contraint et veiller à livrer des ouvrages respectant un cahier des charges partagé avec la Ville.
La direction de la maîtrise d’ouvrage compte aujourd’hui 6 personnes, dont 5 chefs de projets. Elle comptera à moyen terme entre 10 et 15 personnes.

Description de la mission

En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous interviendrez sous l’autorité hiérarchique du directeur de la maîtrise d’ouvrage et sous l’autorité fonctionnelle des chefs de projets, qui ont la charge d’opérations d’ampleur de projets neufs, restructurations ou réhabilitations lourdes.
Travaillant en bonne intelligence avec les chefs de projets, vous serez amené(e) à agir au quotidien, sur site ou depuis les locaux de la société, afin de garantir leur bon déroulement et leur réussite dans le respect des objectifs (financier, technique, calendaire,…) et des contraintes associées.
Vous apportez un appui quotidien à la gestion administrative des opérations, dans la perspective de leur réussite.
S’agissant d’une société en cours de structuration, le titulaire devra faire preuve d’adaptation et le périmètre de son poste pourra évoluer notamment dans son rattachement hiérarchique.

Activités principales
Vous serez impliqué(e) dans le suivi des opérations sur le plan administratif, financier et juridique, de leur montage jusqu'à l'achèvement des travaux.
1. Gestion budgétaire des opérations sur logiciel de gestion GO7 (progisem)
• • Enregistrement et suivi des budgets par opération et consolidation des différents budgets
• • Enregistrement des engagements (commandes, marchés, avenants)
• • Vérification et enregistrement des factures
2. Le suivi administratif des opérations en collaboration avec des chefs de projets
• Elaboration de documents marchés et lettres de commande sur les outils dédiés
• Participation à l'élaboration des pièces constitutives des dossiers de consultation et suivi des dossiers des candidats
• Participation à l'ouverture et l'analyse des dossiers sur le plan administratif
• Rédaction des ordres de service au fur et à mesure de l'avancement de l'opération
• Organisation des réunions
3. Secrétariat
• Suivi des dossiers et du courrier
• Prise de note et compte rendu de réunion.
Activités secondaires
• Contribuer à la vie de la direction et de la société, en contribuant à son amélioration continue

Profil souhaité

Pour occuper ce poste la SPEM recherche des personnes avant tout motivées et sachant travailler en bonne intelligence en mode projet. Nous recherchons pour ce poste une personne rigoureuse, méthodique et ayant un bon sens de l'organisation.

• BTS ou expérience d'au moins 5 années d'un secrétariat opérationnel par exemple dans le milieu du BTP / immobilier / aménagement urbain ou au sein d'une collectivité
• Maîtrise du pack office,
• Connaissance de logiciels de gestion (GO7 idéalement),
• Connaissance générale des procédures liées à la commande publique,
• Connaissance des secteurs de l'aménagement urbain, de l'immobilier, des collectivités et de leurs acteurs