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Assistant rattaché à la direction d’exploitation (h/f)

SEMISE

Vitry-sur-Seine - Île-de-France

Présentation de l'entreprise

Bailleur social, aménageur, opérateur social et urbain, la SEMISE est une Entreprise Publique Locale d'environ 75 salariés. Elle œuvre à la production et la gestion de logements pour mettre en œuvre une politique de gestion de proximité et de qualité de service orientée vers le bien-être de nos locataires.

Pour en savoir plus : https://www.semise.fr

L'Assistant a une fonction polyvalente et autonome au sein d'une direction.
Rattaché à un Directeur et/ou un Responsable avec qui il travaille à la fois sur des dossiers quotidiens et de fond, il travaille en transversal avec l'ensemble des autres directions de la SEMISE.

Description de la mission

Les missions principales sont les suivantes :

Secrétariat
- Rédiger et mettre en forme des courriers notamment à destination des locataires et partenaires de l'entreprise,
- Rédiger et mettre en forme des notes d'information internes, notes d'affichage à destination des locataires,
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions et instances (notamment les conseils de concertation locative)
- Assurer le secrétariat des services marchés et proximité (notamment préparation des commissions collégiales
- Suivre, contrôler et piloter le tableau de suivi des courriers entrants de la Direction d'exploitation notamment en termes de respect des délais et de qualité de réponse,
- Réceptionner et orienter des communications téléphoniques,
- Gérer les agendas de la Direction et organiser des rendez-vous,
- Organiser des réunions internes et externes et rédiger les comptes rendus,
- Gérer, préparer, et diffuser les dossiers,
- Gérer, diffuser, archiver les procédures,
- Organiser le classement et l'archivage…

Suivi d'activité
- Mettre à jour les données de suivi de l'activité des secteurs (tableaux de bord),
- Organiser, gérer, centraliser et diffuser les plannings d'intervention des prestataires
- En l'absence du Directeur auquel il est rattaché et selon les délégations éventuellement reçues :
o Coordonner les équipes des secteurs,
o Planifier les remplacements au sein des secteurs,
o Représenter le Directeur au sein des réunions internes ou externes,
o Préparer et suivre tous dossiers pour le compte de sa hiérarchie de rattachement …
- Être le référent des chargés d'accueil et de la relation locataire,
- Suivre quotidiennement le correct avancement des sollicitations et bons de travaux, contrôler de façon aléatoire les délais d'intervention,
- Recenser quotidiennement auprès des secteurs les informations importantes
- Organiser en tant que de besoin la remontée d'informations vers la direction générale et la présidence,
- Suivre les dossiers sensibles, relancer les équipes et en rendre compte,
- Planifier les contrôles « prestataires » au sein des patrimoines et recenser les conclusions auprès des responsables de secteur,
- Gérer et alerter des absences (CP, RTT, maladie et exceptionnels)?

Evènements
- Organiser et rédiger les comptes rendus des réunions avec les amicales de locataires,
- Réceptionner les retours des différentes enquêtes réalisées auprès des locataires et les faire suivre aux services concernés,
- Participer aux différents événements ponctuels des secteurs,

Missions et responsabilités complémentaires :
- Assurer ponctuellement le remplacement de l'hôtesse d'accueil du siège,

Il s'agit d'une liste non exhaustive des tâches et missions qui vous pourront vous être confiées.

Profil souhaité

Votre expérience de l'assistanat dans le secteur de l'immobilier social ou dans le milieu des SEM est indispensable à une bonne prise de fonction.
Une expérience significative et réussie sur un poste similaire est vivement souhaitée.
Vous maitrisez les principaux outils bureautiques et de communication.
Vous maitrisez le travail en transversalité.

Qualités relationnelles et rédactionnelles, ainsi que le sens du contact humain sont indispensables pour ce poste.

Merci de transmettre votre CV et lettre de motivation au Service Ressources Humaines .

Annonce du 15 décembre 2022
Consultée 357 fois

Type de contrat proposé

CDI

Contact

Référence de l'offre : NM-091-22-7084

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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