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Assistant polyvalent confirmé (h/f)

SAGIM

Givors - Auvergne-Rhône-Alpes

Présentation de l'entreprise

Ville d'histoire au fort passé industriel, carrefour régional et centre de vie, Givors est une ville d'avenir
au sud de l'agglomération lyonnaise. Parce qu'elle a su se transformer pour s'inscrire dans une stratégie de développement durable et intelligent, Givors connaît un dynamisme économique et urbain sans précédent. La ville de Givors, avec une participation à hauteur de 80% au capital social, est le principal actionnaire de la "SAGIM", Société d'Aménagement Givors Métropole.
La SAGIM, société d'économie mixte (SAEM), a été créé en 1960 à l'initiative de la Ville de Givors, qui en détient 80 % du capital. Ville d'histoire au fort passé industriel, Givors a su se transformer pour s'inscrire dans une stratégie de développement durable et intelligent et connaît un dynamisme économique et urbain sans précédent. En lui apportant la souplesse d'une entreprise de droit privé, la SAGIM l'accompagne dans cette évolution, en agissant comme un levier majeur pour la création et l'installation d'entreprises, de commerces, de services et d'artisanat.
La SAGIM a pour objet, dans le cadre de ses compétences :
 La construction, l'aménagement et les équipements de tous locaux nécessaires à la vie
économique et sociale
 L'étude et la réalisation d'opérations de rénovation urbaine et d'opérations d'aménagement
urbain
 La commercialisation et la gestion locative de son parc immobilier.

Description de la mission

En tant qu’Assistant(e) polyvalent(e)confirmé(e), vous intervenez en appui au Directeur Général,
notamment pour le montage et l’organisation des réunions, le suivi de certains dossiers et les opérations de gestion courante de la société liées aux Moyens Généraux.
Vous intervenez également en appui à la Chef de projets et Responsable du patrimoine notamment pour le suivi de l’ensemble des tâches qui relèvent de la gestion locative du patrimoine immobilier de la SAGIM.
Sous la coordination de la Responsable de gestion du patrimoine, vous assurez le suivi des dossiers de la gestion patrimoniale et des autres activités de la société, dont l’accompagnement des locataires, en assurant l'encaissement des loyers et des charges et en intégrant les multiples facettes de la gestion locative pour assurer la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction du client : gestion administrative, commerciale et technique.
Par ailleurs, vous apportez le soutien administratif indispensable au bon déroulement des opérations
confiées à la société. Vous êtes un élément important du développement de la société, en intervenant sur la constitution matérielle et le suivi des dossiers d’appel d’offre.
Activités principales
1. Exécution du secrétariat classique
- Relations téléphoniques et électroniques
- Saisie et/ou rédaction et dactylographie des documents,
- Traitement du courrier entrant et sortant,
- Organisation et traitement du classement (physique et informatique), archivage
- Gestion des agendas,
- Organisation des déplacements et des réunions des membres du service.
2. Fonction d’accueil et d’information (entreprises soumissionnaires, clients, fournisseurs…)
- Accueil, orientation, et assurance du rôle d’interface entre les différentes personnes impliquées
sur un dossier selon les consignes définies,
- Représentation de la SAGIM sur certaines missions.
- Envoi de documents …
3. Suivi administratif des dossiers
- Constitution, suivi ou mise à jour de documents
- Contrôle, suivi et mise à jour de fichiers, base de données, listings, …
- Recherches et centralisation d’informations en interne et en externe ; le cas échéant recherches
sur Internet
- Classement, reprographie
- Envoi mailings
4. Suivi gestion locative / patrimoniale
- Gérer la demande locative : enregistrement des demandes de location (bureaux, commerces)
- Recevoir des prospects : visite des locaux et réponse aux demandes d'informations (localisation,
niveau de charges...)
- Analyser des candidatures
- Gérer les attributions
- Intégrer les données permettant de lancer la facturation (logiciel OMNIBAIL)
- Réaliser les états des lieux d'entrée et remise des clés au locataire
- Enregistrer les congés des locataires et la réalisation des états des lieux de sortie
- Gérer les réclamations et toutes demandes d'intervention de la part des locataires
- Gérer les relances des impayés et mettre en oeuvre les procédures précontentieuses et
contentieuses sous la responsabilité de la Responsable de gestion du patrimoine
- Assurer le suivi et les relances des polices d'assurance des locataires
- Gérer les dossiers de sinistre
- Assurer le suivi des copropriétés en lien avec les régies
- Assurer le suivi des contrats d’entretien et les travaux d’entretien
- Suivi des devis et des factures en lien avec le comptable
5. Opérations de gestion courante
- Création engagements (dépenses / recettes / foncier : acquisitions et cessions)
- Vérification facturation
- Relances
- Utilisation des outils de gestion spécifiques au poste tenu
6. Assistance à la passation des marchés
- Ouverture des plis, tableau d’ouverture
- Courriers de négociation
- Courriers aux non retenus
- Notification des marchés
7. Fonction d’alerte
- Information, anticipation et mise au point sur l’état d’avancement des dossiers
- Relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…)

Profil souhaité

De formation supérieure de niveau bac+2 minimum type BTS Assistant PME PMI, vous avez déjà acquis une expérience significative, de préférence dans un poste similaire. Vous avez ainsi pu développer un bon niveau de culture générale sur la construction, l'urbanisme et/ou la gestion immobilière, ainsi que sur les
procédures de marchés publics.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook), et êtes suffisamment à l'aise avec l'outil informatique pour apprendre rapidement à utiliser nos outils de gestion.
Lors de vos précédentes expériences professionnelles, vous avez déjà participé à des réponses à appels d'offre.

Capacités requises
- Rigueur, précision et méthode
- Sens de l'organisation
- Aptitude à l'autonomie
- Dynamisme
- Esprit d'équipe
- Capacité de décision, réactivité, initiative
- Capacité d'adaptation
- Capacités relationnelles

Localisation de l'offre
Région : Rhône Alpes
Ville : Givors

Salaire indicatif
Entre 28 000 et 35 000 €, suivant expérience et compétence.

Annonce du 25 juillet 2022
Consultée 222 fois

Type de contrat proposé

CDI

Contact

Référence de l'offre : MR-093-22-6873

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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