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Assistant opérationnel junior (h/f)

SEPA

Pau - Nouvelle Aquitaine

Présentation de l'entreprise

Dans le cadre d'une restructuration, la SEPA (dont l'activité consiste à assurer la maîtrise d'ouvrage de projets d'aménagement et de construction ainsi que de la promotion immobilière) et sa filiale la SIAB, auxquelles s'est jointe la SPL des Pyrénées-Atlantiques à sa création en 2022, ont décidé de constituer un groupement d'employeurs, afin de pérenniser les mises à disposition de salariés opérées entre les différentes sociétés et permettre ainsi une mutualisation du personnel.

Créé depuis le 1er juillet 2022, le Groupement d'Employeurs EPL des Pyrénées-Atlantiques compte à ce jour 40 salariés.
En vue de renforcer ses équipes opérationnelles, il recrute un/une Assistant(e) opérationnel(le) Junior.

Description de la mission

Ses missions consistent notamment à :

1. ASSURER LE SECRETARIAT CLASSIQUE DES CHARGES D'OPERATIONS :
- assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil,
- saisir et/ou rédiger les documents,
- traiter le courrier entrant et sortant,
- organiser et traiter le classement,
- tenir les agendas et organiser les réunions.

2. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DES OPERATIONS DEPUIS L'APPEL D'OFFRES JUSQU'A L'ACHEVEMENT DE L'OPERATION :
- constituer les dossiers de lancement de gestion des appels d'offres,
- contrôler et suivre les marchés en veillant au respect des règles législatives et réglementaires,
- contrôler les situations de travaux et d'honoraires, assurer les mises en règlement avec la gestion des engagements,
- établir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
- participer au suivi du budget et à l'établissement des comptes rendus financiers.
- Préparer les documents nécessaires à la bonne exécution des circuits administratifs et financiers,
- Suivre le déroulement administratif et financier des marchés passés dans le cadre de marchés public et privé, depuis l'élaboration jusqu'à la réception,
- Contrôler l'exécution des marchés de travaux, études, maîtrise d'œuvre, prestations de services, sous-traitance (respect des délais de transmission de l'ensemble des pièces contractuelles, des décomptes mensuels [y compris vérification et calcul des actualisations et révisions] et du décompte général…),
- Utiliser les outils informatiques de gestion des marchés et de dématérialisation,
- Organiser la traçabilité des dossiers.

3. ASSURER UNE FONCTION D'ALERTE ET D'INTERFACE :
- s'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
- préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
- effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),
- assurer à la demande des Directeurs et/ou des chargés d'opérations, les contacts avec les tiers : maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, etc …,
- assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les Directeurs Opérationnels et/ou les chargés d'opérations.

Profil souhaité

CONNAISSANCES TECHNIQUES :
• Notions de gestion et de comptabilité,
• Très bonne Maîtrise du pack office (notamment word et excel),
• Capacités d'organisation, de gestion du temps et de hiérarchisation des priorités,
• Aptitude et goût pour la gestion administrative et financière,
• Capacités rédactionnelles et bonne orthographe.

SAVOIR ETRE :
• Rigueur, anticipation et respect des délais,
• Sens du service et des responsabilités,
• Aisance relationnelle, goût pour le travail en équipe,
• Adaptabilité, dynamisme et réactivité, autonomie et sens de l'initiative,
• Écoute, sens de l'observation,
• Discrétion.

Autres informations

• Poste en CDI à pourvoir immédiatement
• Basé à Bayonne (64)
• Statut : Etam
• Temps travail : horaire collectif hebdomadaire de 35 heures représentant 29 JRTT
• Avantages : Tickets restaurant, Rémunération conventionnelle sur 13 mois, Contrats de mutuelle et de prévoyance offrant une bonne couverture, Intéressement, Plan d'Epargne Entreprise.

Annonce du 19 janvier 2023
Consultée 203 fois

Type de contrat proposé

CDI

Contact

Référence de l'offre : NM-126-23-7146

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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