Assistant opérationnel junior (h/f)

SEPA

Pau - Nouvelle Aquitaine

Présentation de l'entreprise

Dans le cadre d'une restructuration, la SEPA (dont l'activité consiste à assurer la maîtrise d'ouvrage de projets d'aménagement et de construction ainsi que de la promotion immobilière) et sa filiale la SIAB, auxquelles s'est jointe la SPL des Pyrénées-Atlantiques à sa création en 2022, ont décidé de constituer un groupement d'employeurs, afin de pérenniser les mises à disposition de salariés opérées entre les différentes sociétés et permettre ainsi une mutualisation du personnel.

Créé depuis le 1er juillet 2022, le Groupement d'Employeurs EPL des Pyrénées-Atlantiques compte à ce jour 40 salariés.
En vue de renforcer ses équipes opérationnelles, il recrute un/une Assistant(e) opérationnel(le) Junior.

Description de la mission

Ses missions consistent notamment à :

1. ASSURER LE SECRETARIAT CLASSIQUE DES CHARGES D'OPERATIONS :
- assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil,
- saisir et/ou rédiger les documents,
- traiter le courrier entrant et sortant,
- organiser et traiter le classement,
- tenir les agendas et organiser les réunions.

2. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DES OPERATIONS DEPUIS L'APPEL D'OFFRES JUSQU'A L'ACHEVEMENT DE L'OPERATION :
- constituer les dossiers de lancement de gestion des appels d'offres,
- contrôler et suivre les marchés en veillant au respect des règles législatives et réglementaires,
- contrôler les situations de travaux et d'honoraires, assurer les mises en règlement avec la gestion des engagements,
- établir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
- participer au suivi du budget et à l'établissement des comptes rendus financiers.
- Préparer les documents nécessaires à la bonne exécution des circuits administratifs et financiers,
- Suivre le déroulement administratif et financier des marchés passés dans le cadre de marchés public et privé, depuis l'élaboration jusqu'à la réception,
- Contrôler l'exécution des marchés de travaux, études, maîtrise d'œuvre, prestations de services, sous-traitance (respect des délais de transmission de l'ensemble des pièces contractuelles, des décomptes mensuels [y compris vérification et calcul des actualisations et révisions] et du décompte général…),
- Utiliser les outils informatiques de gestion des marchés et de dématérialisation,
- Organiser la traçabilité des dossiers.

3. ASSURER UNE FONCTION D'ALERTE ET D'INTERFACE :
- s'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
- préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
- effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),
- assurer à la demande des Directeurs et/ou des chargés d'opérations, les contacts avec les tiers : maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, etc …,
- assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les Directeurs Opérationnels et/ou les chargés d'opérations.

Profil souhaité

CONNAISSANCES TECHNIQUES :
• Notions de gestion et de comptabilité,
• Très bonne Maîtrise du pack office (notamment word et excel),
• Capacités d'organisation, de gestion du temps et de hiérarchisation des priorités,
• Aptitude et goût pour la gestion administrative et financière,
• Capacités rédactionnelles et bonne orthographe.

SAVOIR ETRE :
• Rigueur, anticipation et respect des délais,
• Sens du service et des responsabilités,
• Aisance relationnelle, goût pour le travail en équipe,
• Adaptabilité, dynamisme et réactivité, autonomie et sens de l'initiative,
• Écoute, sens de l'observation,
• Discrétion.

Autres informations

• Poste en CDI à pourvoir immédiatement
• Basé à Bayonne (64)
• Statut : Etam
• Temps travail : horaire collectif hebdomadaire de 35 heures représentant 29 JRTT
• Avantages : Tickets restaurant, Rémunération conventionnelle sur 13 mois, Contrats de mutuelle et de prévoyance offrant une bonne couverture, Intéressement, Plan d'Epargne Entreprise.