Assistant opérationnel (h/f)

SPL ALES CEVENNES

Alès - Occitanie

Présentation de l'entreprise

La SPL ALES CEVENNES est composée d'une équipe d'une trentaine de personnes assurant les 2 missions essentielles confiées par ses actionnaires publics (la Communauté Alès Agglomération, la Ville d'Alès, le SIVU Pôle Santé Bien être des Fumades et le Pôle Métropolitain Nîmes-Alès) relevant des domaines de l'Aménagement / Construction et de la promotion touristique du Territoire de la Communauté Alès Agglomération.

Forte de ses 72 communes et de ses 131 717 habitants, la Communauté Alès Agglomération est la 5ème Agglo d'Occitanie et la 2ème Agglo du Gard et se situe au carrefour du grand Sud. Classée 2ème meilleure Agglo de France pour entreprendre (en 2016), Alès Agglomération est aussi le 2ème pôle industriel d'Occitanie et développe des filières d'excellence autour des sports mécaniques et des écotechnologies. Grâce à un niveau très élevé de prise de compétences, la communauté Alès Agglomération est positionnée dans le peloton de tête des agglomérations françaises pour le Coefficient d'Intégration Fiscale (CIF) et donc pour les dotations de l'Etat.

La SPL ALES CEVENNES souhaite conforter l'équipe de son service Aménagement / Construction et recherche un.e assistant.e opérationnel.le.

Description de la mission

Sous la responsabilité du Directeur et/ou de la Responsable d'Opérations, l'assistant(e) opérationnel(le) les assistera dans l'élaboration et le suivi des dossiers opérationnels et assurera le secrétariat administratif et opérationnel.

Ces missions comprennent notamment :
1. Assurer le secrétariat administratif et opérationnel de la Responsable d'opérations et des Chargés d'Opérations
- Assurer les relations téléphoniques, électroniques et l'accueil
- Saisir et/ou rédiger et frapper les documents
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Constituer et classer les dossiers
- Tenir les agendas et organiser les déplacements et réunions

2. Assurer une fonction d'accueil et d'information
- Accueillir
- Orienter
- Renseigner les interlocuteurs

3. Organiser la production, la qualité et la fiabilité des dossiers opérationnels et garantir le suivi administratif des opérations de la Responsable d'opérations et des Chargés d'Opérations depuis la consultation des prestataires, les études et la réalisation jusqu'à la réception et la clôture
- Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d'offre et effectuer les diverses consultations (bureau d'études, maîtrise d'oeuvre, travaux, …)
- Préparer les tableaux d'analyse des candidatures et offres (CT-SPS) pour relecture des Chargés d'Opérations
- Contrôler et suivre les marchés de la passation à la clôture administrative et financière (réception, DGD, …)
- Établir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
- S'assurer de la bonne fin de l'opération et en réaliser la clôture et la préparation du dossier de reddition périodique des comptes à la collectivité

4. Assister la Responsable d'opérations et les Chargés d'Opérations, assurer une fonction d'alerte
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Renseigner les tableaux de bords de suivi des opérations
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compéter, …)
- Assurer à la demande des Responsables et Chargés d'Opérations, l'établissement, la passation et la gestion des marchés avec les tiers (maître d'oeuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, …)
- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les Responsables et Chargés d'Opérations

Profil souhaité

Ce poste nécessite des compétences et un comportement professionnel dont les principales caractéristiques sont les suivantes :

Compétences (et niveau de maîtrise)
- Maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte et tableurs)
- Connaissance des bases de la gestion et de la comptabilité
- Maîtrise de la réglementation des marchés publics
- Connaissance du code de l'urbanisme pour le secteur de la construction et de l'aménagement
- Connaissance des règles de fonctionnement interne des collectivités

Aptitudes et Motivations, Comportements Professionnels
- Rigueur, méthode et discrétion
- Sens de l'organisation
- Anticipation et autonomie
- Dynamisme, disponibilité
- Qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe

Conditions :
Poste à pourvoir dès que possible.

Forme possible du contrat :
- CDD/CDI. Convention Collective n°3248 / IDCC 1512. Echelon et niveau à définir suivant expérience
- Contrat en alternance pour préparer une formation diplômante reconnue par l'Etat de niveau 5 à niveau 6 (Bac+2, Bachelor/Bac+3).

Lieu d'exercice des missions :
SPL ALES CEVENNES – 131 impasse des Palmiers – PIST OASIS Bat f – 30319 Alès cedex.

Contact :
Merci de nous faire un dossier de candidature complet (CV, votre lettre de motivation et tous documents que vous jugerez utiles) à l'attention de Francis CHANOVE.