Assistant opérationnel (h/f)

NOVATIA

Montélimar - Auvergne-Rhône-Alpes

Présentation de l'entreprise

Novatia groupement d’employeurs est un Acteur global de développement, créateur de valeurs et d’identité pour des 3 EPL du territoire de l’Agglomération de Montélimar. L’effectif total, SPL, SEM Foncière et SEM Logement est de 45 personnes. L’Agglomération bénéficie d’un environnement naturel, économique, touristique exceptionnel en Drôme Provençale à mi-chemin entre Lyon et Marseille. Avec 70 000 habitants et 30 000 emplois, l’agglomération connait une forte croissance démographique et d’emplois et doit se doter de nouvelles infrastructures, équipements, logements, immobilier d’entreprises… Elle rayonne sur une aire de plus de 120 000 habitants à moins de 45 mn.

Un projet de territoire ambitieux motive des actions d’aménagement, de construction, de développement et d’optimisation énergétique. Le GE a en charge pour les 3 EPL de développer de multiples projets pour un montant d’investissement de 200 m€ dans une perspective d’innovation et d’expérimentation économique, environnementale, sociétale dont les actions Cœur de Ville, renouvellement urbain et promotion immobilière. Il s’appuie sur les réseaux CDC-Banque des Territoires pour accroître ses compétences.

Dans le cadre du développement de son activité, le Groupement d’Employeur SPL/SEM Montélimar Agglo développement recrute un(e) assistant(e) opérationnel(le) (H/F) en CDI.

Description de la mission

Sous la responsabilité de la Directrice des projets, l’assistant(e) opérationnel(le) assure le suivi administratif et financier d’opérations publiques ou privées de construction/réhabilitation de tout type d’immeubles (ERP, activités, habitat, tertiaire, commerce, etc…) réalisées pour le compte du Groupement d’Employeur ou de ses filiales

Plus spécifiquement, l’assistant(e) opérationnel(le) sera en charge des missions suivantes :

Secrétariat des responsables d'opérations :
- Assurer les relations téléphoniques et l'accueil de la direction opérationnelle
- Saisir et/ou rédiger les documents
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Organiser et réaliser le classement des documents

Suivi administratif des opérations :
- Participer à l'établissement des pièces administratives des dossiers de consultation
- Participer à la constitution des dossiers de consultation des prestataires et des marchés de travaux
- Assurer le suivi administratif des marchés : réception des documents en cours (notifications, garanties, OS, acceptation des sous-traitants, PV réceptions, avenants, …) pour traitement et saisie dans GO7
- Contrôler le respect des dispositions applicables en matière de gestion administrative et financière des marchés (délais de paiement, garanties, avances, cessions de créances, révisions, paiement des sous-traitants…) et suivi des attestations légales
- Assurer le classement et l'archivage propre à l'opération
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
- Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord des opérations

Comptabilité suivi financier des opérations :
- Enregistrer les factures
- S'assurer du bon déroulement de la liquidation des factures et demandes d'acomptes et soldes
- Assister les Responsables d'opérations et/ou le Responsable financier pour les missions suivantes :
L'engagement et le suivi des dépenses dans le logiciel de gestion GO7
Le contrôle des situations de travaux et d'honoraires et des mises en règlement
La production et l'envoi des demandes d'avances trimestrielles ou mensuelles sur mandat
Le suivi des demandes de subventions le cas échéant
Les saisies sur les plateformes de dématérialisation des marchés, attestations légales, ...

Accompagnement au pilotage des opérations :
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe
- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables d'opérations

Secrétariat et tâches transversales pour la société :
- Assurer tout renfort nécessaire au bon fonctionnement de la société (accueil, standard, autres services...)

Profil souhaité

De formation supérieure (BAC+2/3 type BTS/Bachelor/BUT Assistante de gestion ou fonction support ou équivalent) vous justifiez d’une expérience récente sur un poste similaire. Vous maitrisez l’outil informatique et justifiez d’une connaissance de la réglementation en matière commande publique.

Dynamique, vous êtes rigoureux(se), méthodique, autonome et responsable, avec une bonne capacité d’initiative et d’analyse. Ce poste nécessite également de la polyvalence, de l'adaptabilité et un esprit d'équipe soutenu, étant donné la taille de la structure.

Vos compétences et connaissances :
- Maîtrise du pack Office (Outlook, Word, Excel) et intérêt pour les outils informatiques (si possible pratique de Progisem GO7)
- Goût pour le travail en équipe, qualités relationnelles et transversalité
- Connaissance en code de la commande publique
- Connaissances juridiques (procédures administratives et réglementation d'urbanisme)
- Connaissance de la gestion financière, comptable et administrative des projets

Autres informations

Localisation du Poste Montélimar (26200) Drôme, France
Niveau de diplôme Niveau II - Bac+2/3 et plus
Expérience Au minimum 2 ans
Rémunération selon expérience et grille de la convention collective Syntec
Nature du contrat CDI
Temps de travail Temps plein