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Assistant opérationnel (h/f)

HERAULT AMENAGEMENT

Montpellier - Occitanie

Présentation de l'entreprise

Constituées d'une vingtaine de salariés, la SEM Hérault Aménagement et la SPL Territoire 34 forment aujourd'hui un ensemble cohérent avec des moyens mis en commun au service de l'aménagement et de la construction dans l'ensemble du département. Premier actionnaire de ces deux sociétés, le Département de l'Hérault a décidé d'organiser le rapprochement de la SEM avec son OPH Hérault Habitat afin de constituer un outil dédié au logement encore plus fort, tout en conservant la SPL au service des collectivités de l'intérieur du département (celles ne disposant pas d'outil dédié) pour leurs besoins d'ingénierie et de développement.
C'est dans ce contexte qu'Hérault Aménagement et Territoire 34 recrutent un assistant opérationnel en aménagement et construction, avec la perspective d'assurer ensuite sa fonction dans l'outil plus large qui va être créé.
L'équipe opérationnelle est constituée de 6 chefs de projets et 5 assistantes opérationnelles, sous l'autorité du directeur de l'aménagement. Une équipe de vente de trois personnes renforce le dispositif. Les sujets traités vont de la concession d'aménagement de logements en zone le plus souvent détendue, la concession d'aménagement de centre-ancien, de zones d'activités économiques, à la construction pour le compte de tiers en VEFA (bailleurs sociaux, coopératives habitat participatif, et particuliers) et des mandats de constructions publiques, notamment au nom et pour le compte du Département de l'Hérault.

Description de la mission

MISSIONS PRINCIPALES : Vous assurez le secrétariat ainsi que l'assistance administrative et financière auprès des Chefs de projets durant les différentes phases de réalisation des opérations.

RESPONSABILITES ET ACTIVITES
Assurer le secrétariat des Chefs de projet:
· Assurer les relations téléphoniques et l'accueil des directions opérationnelles
· Saisir et/ou rédiger et dactylographier les documents
· Traiter le courrier entrant et sortant
· Organiser et réaliser le classement des documents
· Gérer les agendas et les rendez-vous
· Organiser et préparer les déplacements et les réunions
· Etablissement de compte rendu de réunion non technique.

Assurer le suivi administratif des opérations
· Etablissement des pièces administratives des dossiers de consultation à partir des caractéristiques données par le Chef de projet
· Superviser et contrôler les pièces administratives des dossiers de consultation établis par des maîtres d'œuvre
· Constituer les dossiers de consultation des prestataires et des marchés de travaux et gérer les appels d'offres correspondants (mise en ligne, réception des offres, courriers de réponses aux entreprises…)
· Préparer les rapports d'analyse, analyser les candidatures
· Préparer et assurer le suivi de la Commission d'appel d'offres et des Commissions Internes
· Gérer les attestations légales des attributaires
· Constituer les dossiers marchés, les valider avec le service juridique marché
· Assurer le suivi administratif des marchés : réception des documents en cours, (notifications, garanties, OS, acception des sous-traitants, PV réceptions, avenants, demandes de paiement…) pour traitement et saisie dans GO7
· Contrôler le respect des dispositions applicables en matière de gestion administrative et financière des marchés (délais de paiement, garanties, avances, cessions de créances, révisions, paiement des sous-traitants…)
· Assurer le classement et l'archivage propre à l'opération
· Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
· Suivre les dossiers d'assurance
· Participer à l'établissement des dossiers de réponse aux appels d'offres auxquels l'entreprise souhaite candidater
· Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord des opérations.

Assurer le suivi comptable des opérations:
· Enregistrer les factures
· S'assurer du bon déroulement de la liquidation des factures et demandes d'acomptes et soldes (Mise en circulation des documents, approbation du service fait, du bon à payer et du règlement)

Assister les Chefs de projet ou réaliser :
· L'engagement et le suivi des dépenses dans le logiciel de gestion GO7 (concession, mandats, opérations propres)
· Le contrôle des situations de travaux et d'honoraires et des mises en règlement
· La production et l'envoi des demandes d'avances trimestrielles ou mensuelles sur mandat
· La production et l'envoi de l'état des dépenses réglées sur mandat
· Le suivi du budget des opérations et l'établit.

Profil souhaité

De formation supérieure : BAC +2, type BTS Assistante de gestion, PME-PMI, ou équivalent.
Vous savez faire preuve d'organisation, de rigueur et de sens de l'analyse. Vous avez le goût des chiffres et une bonne maîtrise de l'outil informatique (suite office).
Une connaissance de la réglementation applicable en matière de commande publique.
Vous disposez d'un bon relationnel, et d'une bonne capacité de travail en équipe.

Annonce du 13 juin 2019
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Type de contrat proposé

CDI

Contact

Référence de l'offre : AM-05-19

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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