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Assistant opérationnel (h/f)

ROUEN NORMANDIE AMENAGEMENT

Rouen - Normandie

Présentation de l'entreprise

SPL de la Métropole Rouen Normandie, RNA est l’opérateur de l’agglomération au service du développement économique et de la requalification du territoire.

Description de la mission

Vous serez notamment chargé(e), sous la direction du directeur de projet, des missions suivantes :

Assurer le secrétariat classique des opérations
- Assurer les relations téléphoniques et électroniques liées à ses opérations,
- Saisir et/ou rédiger les documents,
- Traiter le courrier entrant et sortant,
- Assurer le classement selon les plans de classement établis,
- Tenir les agendas,
- Organiser les déplacements et les réunions.
- Etablir les comptes rendus des réunions opérationnelles

Assurer une fonction d’accueil, d’information du public ainsi de commercialisation et les actions de communication
- Accueillir et orienter les interlocuteurs,
- Assurer la relation avec les usagers et le public, et organiser les opérations de communication en collaboration avec les responsables d’opérations : consultation et gestion des prestataires, coordination avec les services des collectivités concédantes, évènementiel, plaquettes, photos, ect…
- Préparer les documents de vente en collaboration avec les responsables d’opérations et le responsable développement économique
- Recueillir les données relatives aux ventes, suivre les conditions suspensives des ventes, les banques de données partagées avec les notaires…
- Accompagner la commercialisation : publicité, e-mailing, salons…

Organiser les marchés
- Veiller au respect des règles législatives et réglementaires
- Lancer les avis d'appel public à la concurrence : saisie et préparation des dossiers sur les plateformes de dématérialisation via MarcoWeb
- Préparer les procès-verbaux des commissions d'appel d'offres et jurys
- Préparer les contrats et demander les pièces complémentaires avant signature
- Organiser les dossiers en vue de la transmission au contrôle de légalité
- Clôturer les procédures de passation

Suivi administratif de l'exécution des marchés
- Suivre le déroulement administratif des marchés et des opérations dans le logiciel de gestion des marchés depuis la notification jusqu'au décompte général
- Contrôler l'exécution des marchés de travaux, études, maîtrise d'œuvre, prestations de services, sous-traitance, avenant (saisie des décomptes mensuels et généraux, des garanties bancaires et des modalités de financement des contractants, agrément des sous-traitants…)
- Assurer le suivi des travaux supplémentaires – avenants
- Assurer un suivi sur le logiciel dédié (G07)

Suivi des subventions
- Mise en ligne et suivi des dossiers de demandes de subvention en lien avec les responsables d’opération
- Suivi des demandes d’appels de fonds, et de déblocage des fonds en lien avec les services financiers de la société et les services financiers des collectivités
- Assurer le reporting associé (mise à jour et transmission de tableaux de suivi)

Assurer une fonction d’alerte et d’interface
- S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations,
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),
- Assurer à la demande des responsables d’opérations, les contacts avec les tiers (Maître d’œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, entreprises …),
- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables d’opérations.

Profil souhaité

- Bac + 2 ou équivalent
- Expérience 3 an minimum d’un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d’architectes

Autres informations

Compétences attendues
- maîtrise des outils informatiques de base (WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWERPOINT),
- connaissances de la réglementation des marchés publics,
- pratique des logiciels de gestion informatisée.

Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus
- Rigueur, méthode, sens de l’organisation,
- Dynamisme, prise d’initiative,
- Qualités rédactionnelles,
- Disponibilité,
- Goût pour le travail en équipe

Poste à pourvoir rapidement

Annonce du 15 novembre 2021
Consultée 153 fois

Type de contrat proposé

CDI

Contact

65 AVENUE DE BRETAGNE
CS 21137 - 76175 Rouen cedex 1

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