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Assistant opérationnel (h/f)

SAMOA

Nantes - Pays de la Loire

Présentation de l'entreprise

La SAMOA, membre du réseau SCET, recherche un/e Assistant Opérationnel H/F en CDD de 6 mois.

Créée en 2003 à l'initiative de Nantes Métropole, la Samoa est une société publique locale investie d'une double mission d'aménageur du projet urbain de l'île de Nantes et de développeur des industries culturelles et créatives à l'échelle de la métropole. Ce statut lui confère une certaine souplesse et originalité lui permettant d'expérimenter sur le territoire de nouvelles manières de fabriquer la ville et ses usages. Territoire de 337 hectares, l'île de Nantes fait l'objet d'un vaste projet de renouvellement urbain depuis le début des années 2000, l'un des plus emblématiques en Europe.

La Samoa est constituée d'une équipe projet d'une quarantaine de personnes répartie en deux équipes (Projet Urbain / Développement Economique).

Au sein du pôle urbain de la SAMOA, le ou la candidate, placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Direction Générale, aura à assurer la mission suivante :
Assurer le secrétariat, notamment du Directeur Général Adjoint en charge du Pôle Urbain, et l'assistance opérationnelle de chef(fe)s de projets

Description de la mission

Assurer le secrétariat Gestion des appels téléphoniques
• Saisir et/ou rédiger les documents
• Traiter le courrier entrant et sortant
• Tenir les agendas
• Tenue des carnets d'adresse
• Organiser les déplacements
• Organisation des réunions et envoi des invitations

Assurer le secrétariat opérationnel
• Mettre en forme les correspondances, rédiger les bordereaux d'envoi
• Traiter les devis, les bons de commande (rédaction, envoi, suivi)
• Suivre les appels d'offres : veille, réponse, mise en ligne, ouverture des plis…
• Assister les opérationnels dans la gestion et le suivi des marchés (avec utilisation des outils dédiés)
• Assister les opérationnels dans l'organisation des consultations : Ouvertures des plis, vérifications des pièces administratives, organisation de jury, commissions techniques, préparation des notifications…
• Assister les opérationnels dans les opérations liées au suivi des réalisations d'espaces publics (OS, suivi des marchés, réceptions, remise d'ouvrage…)
• Assister les opérationnels dans la préparation des documents à mettre en parafeur et suivi du circuit de signatures et visas
• Assister les opérationnels dans l'organisation des consultations de promoteurs
• Effectuer un suivi de l'état d'avancement des opérations et effectuer les relances nécessaires en interne ou externe (échéances, informations à compléter...)
• Suivi budgétaire des marchés à Bon de Commande
• Gestion des fonds de dossiers
• Organiser et traiter le classement

Assurer une fonction d'accueil et d'information
• Participer aux missions d'accueil téléphonique et physique pour suppléer les assistantes responsables de ces taches en cas d'absence ou de surcharge de travail.

Profil souhaité

Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
• Bac + 2/3 (BTS) ou équivalent et/ou expérience significative d'assistanat
• Une première expérience d'un service opérationnel dans le milieu de l'économie mixte ou similaire serait la bienvenue

Compétences attendues
• Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.)
• Connaissance en aménagement (déroulement d'une opération et du développement des différents intervenants)

Qualités relationnelles attendues
• Rigueur et sens de l'organisation
• Dynamisme
• Adaptabilité et anticipation
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Discrétion
• Goût pour le travail en équipe et écoute

Conditions
Candidatures à envoyer avant le 07 mai avril 2021

Annonce du 15 avril 2021
Consultée 294 fois

Type de contrat proposé

CDD

Contact

Référence de l'offre : MS-085-21-5085

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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