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Assistant opérationnel (h/f)

SEPA

Pau - Nouvelle Aquitaine

Présentation de l'entreprise

La SCET, filiale à 100% de la Caisse des dépôts, est une société de conseil et d'appui aux territoires proposant des solutions d'accompagnement de projets, du conseil stratégique à la gestion opérationnelle.
Sa vocation à mobiliser l'intelligence collective au service des territoires tire sa force d'un réseau de plus de 350 membres (des entreprises publiques locales et des bailleurs sociaux).

La SEPA, membre du réseau SCET, recherche un.e Assistant.e Opérationnel.le H/F en CDI en vue du remplacement d'une collaboratrice qui part en retraite.

Créée depuis 1957, la Société d'Equipement des Pays de l'Adour est une société d'économie mixte locale. Sa vocation est la maîtrise d'ouvrage de projets d'aménagement et de construction, elle développe également une activité de promotion immobilière.
Organisée avec deux implantations en Pyrénées-Atlantiques, à Pau et à Bayonne, la SEPA compte à ce jour un effectif global de 39 personnes.

Description de la mission

Intégré(e) au service Construction, Immobilier et Gestion patrimoniale, l'Assistant(e) opérationnel(le) interviendra, sous la responsabilité du directeur opérationnel, en appui des chargés d'opérations.
Il/elle sera également amené(e) à travailler sous le contrôle de la Directrice du développement et du renouvellement résidentiel dans le cadre des opérations de renouvellement urbain.

Ses principales fonctions concernent :
- le secrétariat classique des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations,
- la gestion et le suivi des Marchés de travaux depuis la mise en concurrence jusqu'au décompte général,
- des missions générales sur l'activité construction telles que veille des appels d'offres, suivi de l'interface e-attestations.

Ses missions consistent notamment à :
1. ASSURER LE SECRETARIAT CLASSIQUE DES CHARGES D'OPERATIONS :
- assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil,
- saisir et/ou rédiger les documents,
- traiter le courrier entrant et sortant,
- organiser et traiter le classement,
- tenir les agendas et organiser les réunions,
- participer au remplacement de la secrétaire-accueil durant ses absences.

2. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DES OPERATIONS DEPUIS L'APPEL D'OFFRES JUSQU'A L'ACHEVEMENT DE L'OPERATION :
- constituer les dossiers de lancement de gestion des appels d'offres,
- contrôler et suivre les marchés en veillant au respect des règles législatives et réglementaires,
- contrôler les situations de travaux et d'honoraires, assurer les mises en règlement avec la gestion des engagements,
- établir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
- participer au suivi du budget et à l'établissement des comptes rendus financiers.
- Préparer les documents nécessaires à la bonne exécution des circuits administratifs et financiers,
- Suivre le déroulement administratif et financier des marchés passés dans le cadre de marchés public et privé, depuis l'élaboration jusqu'à la réception,
- Contrôler l'exécution des marchés de travaux, études, maîtrise d'œuvre, prestations de services, sous-traitance (respect des délais de transmission de l'ensemble des pièces contractuelles, des décomptes mensuels [y compris vérification et calcul des actualisations et révisions] et du décompte général…),
- Utiliser les outils informatiques de gestion des marchés et de dématérialisation,
- Organiser la traçabilité des dossiers.

3. ASSURER UNE FONCTION D'ALERTE ET D'INTERFACE :

- s'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
- préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
- effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),
- assurer à la demande des Directeurs et/ou des chargés d'opérations, les contacts avec les tiers : maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, etc

Profil souhaité

BTS ou équivalent,
Expérience d'un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/immobilier/architecture d'au-moins 5 ans

CONNAISSANCES TECHNIQUES :
• Connaître le déroulement d'une opération de construction,
• Connaissance de la réglementation des marchés publics,
• Notions de gestion et de comptabilité,
• Connaissance de logiciels de gestion (la connaissance de GO7 serait un atout),
• Très bonne Maîtrise du pack office (notamment word et excel),
• Capacités d'organisation, de gestion du temps et de hiérarchisation des priorités,
• Pratique des plateformes de démat et pratique ds un environnement de GED,
• Aptitude et goût pour la gestion administrative et financière,
• Capacités rédactionnelles et bonne orthographe.

SAVOIR ETRE :
• Rigueur, anticipation et respect des délais,
• Sens du service et des responsabilités,
• Aisance relationnelle, goût pour le travail en équipe,
• Adaptabilité, dynamisme et réactivité, autonomie et sens de l'initiative,
• Écoute, sens de l'observation,
• Discrétion.

AUTRES INFORMATIONS :
- Poste en CDI à pourvoir première quinzaine de février 2021
- Basé à Pau (64)
- Statut : Etam
- Temps travail : horaire collectif hebdomadaire de 35 heures représentant 29 JRTT
- Avantages : Tickets restaurant, Rémunération conventionnelle sur 13 mois, Contrats de mutuelle et de prévoyance offrant une bonne couverture, Intéressement, Plan d'Epargne Entreprise.

Annonce du 14 janvier 2021
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Type de contrat proposé

CDI

Contact

Référence de l'offre : A-10-21-4943

https://www.scet.fr/votre-parcours-professionnel

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