Assistant opérationnel (f/h)

Présentation de l'entreprise

Agence d’ingénierie publique, Loire-Atlantique développement mobilise ses équipes d’experts et ses savoir-faire, pour conseiller, concevoir, mettre en œuvre et réaliser des projets d'intérêt général, en faveur du cadre et de la qualité de vie des habitants de tous les territoires du département.

L'agence déploie depuis 2013 une approche globale, prospective et opérationnelle dans les secteurs du renouvellement urbain, de l’aménagement et la construction, de l’architecture et l’urbanisme et du tourisme durable afin d’accompagner les transitions et d’engager dès à présent la construction du cadre de vie des habitants de Loire-Atlantique.

Loire-Atlantique développement est composée d’une Société d’Economie Mixte (LAD – SELA), d’une Société Publique Locale (LAD – SPL) et du Conseil d’Architecture, d’Urbanisme et de l’Environnement de Loire-Atlantique (CAUE 44). Un Groupement d’Intérêt Economique (LAD – GIE) assure les fonctions supports mutualisées et un groupement d’employeurs regroupe les salariés travaillant pour le compte de LAD – GIE, LAD – SELA, LAD – SPL.

Au sein de l’agence, la Direction Immobilier et Performance Energétique assure des missions de maîtrise d’ouvrage soit en compte propre ou pour des filiales, soit pour le compte principalement de maîtres d’ouvrage publics. Elle intervient tant pour mettre en œuvre des projets Immobiliers ou ENR, dans le cadre de missions de conduite d’opérations ou de mandats de maîtrise d’ouvrage.
Cette Direction opérationnelle est constituée :
- D’une activité de montages immobilier et gestion opérationnelle des actifs,
- D’une activité de Construction/Rénovation d’Equipements publics,
- D’un pôle de gestion immobilière et exploitation d’équipements,
- D’un pôle transversal Energie Trajectoire Bas Carbone

Le Pôle ETBC accompagne les clients commanditaires vers la neutralité carbone à 2050. Il apporte ainsi depuis 2006 son expertise pour la mise en œuvre de projets engagés sur les enjeux énergétiques et environnementaux : application du décret tertiaire, réalisation de bâtiments passivhaus, production d’énergie renouvelables, valorisation du biosourcé et du géosourcé, développement de smart grids et de projets d’autoconsommation collective….

La Direction Immobilier et Performance Energétique recrute son assistante opérationnelle qui aura également la fonction d’assistante du pôle Energie Trajectoire Bas Carbone.

Description de la mission

FONCTION
L’assistant-e opérationnelle accompagne la Direction concernée dans les projets portés par celle-ci et contribue, dans la mesure de ses attributions, à l’amélioration quotidienne de la professionnalisation des interventions de la société.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
L’assistant-e est placé-e sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice. Il-elle partage l’organisation de son travail, de ses priorités et veille à assurer un report régulier de l’avancement des dossiers.

L’assistant-e a une connaissance effective du secteur d’activité et du contexte des SEM et des SPL.

L’assistant-e dispose d’autonomie dans la gestion de ses tâches et fait preuve d’adaptabilité dans la variété des missions et sujets qui lui sont confiés.
Il-elle voit son niveau d’autonomie, de prise d’initiatives et de contribution au développement et à la professionnalisation de l’Agence se renforcer au gré de son évolution : débutant-e, confirmé-e, expérimenté-e.

L’assistant-e est une personne ressource qui apporte de la fluidité à l’ensemble de l’équipe et a la capacité de prendre en charge des demandes et de les orienter.

Ayant accès à des informations stratégiques de tous niveaux, il-elle est soumis-e à une confidentialité stricte.

Spécificités
Participation possible à des événements professionnels (réunions, salons, …) le soir et/ou le week-end.
Déplacements avec les véhicules mutualisés.

PRINCIPALES MISSIONS ET ACTIVITES
• Assurer l’assistance administrative, technique et financière de la direction opérationnelle
o Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les déplacements et les réunions
o Assurer les relations téléphoniques et électroniques
o Traiter le courrier entrant et sortant
o Saisir et/ou rédiger et mettre en page des documents
o Organiser et traiter le classement et l’archivage
o Piloter administrativement les réponses aux appels d’offre (constitution des offres, dépôt plateforme, traitement des sous-traitants, …)
o Mettre à jour les fiches de référence

• Assurer des missions d’accueil et d’information des personnes extérieures à la société
o Accueillir et informer les interlocuteurs

• Assurer une fonction d’interface avec les équipes opérationnelles
o Assurer un rôle de référent en cas de difficultés particulières
o Effectuer une veille sur Vecteur + sur les offres et consultations diverses

• Contribuer à la préparation des réponses aux consultations faites par la société
o Préparer et mettre en forme le dossier de réponse, les notes méthodologiques, en lien avec les opérationnels en charge de la réponse et les autres assistantes

• Préparer et suivre les demandes de subvention ou certification pour le pôle ETBC (ex : ADEME)

• Pour les opérations de la direction, assurer des missions d’alerte et d’interface
o S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations
o Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
o Effectuer les relances nécessaires en interne ou externe – échéances, informations à compléter
o Assurer, à la demande du directeur et/ou les responsables d’opérations, la constitution de tous dossiers nécessaires à la vie de l’opération
o Assurer, à la demande du directeur et/ou les responsables d’opérations, les contacts avec les tiers (maîtres d’œuvre, BET, collectivités locales, administrations, clients futurs, fournisseurs, …)
o Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et opérationnels
o Suivre, en lien avec le directeur et/ou les responsables d’opérations, le contexte financier des opérations, et participer à la préparation des documents de suivi
o Contribuer au travail de prospection et relation avec les prescripteurs
o Assurer le suivi de la validation des CRAC (visa interne, envoi à la collectivité, délibération)
o Participer à la mise en œuvre des outils de communication et au suivi de la commercialisation

Profil souhaité

EXIGENCES REQUISES POUR LA FONCTION
-Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
BTS assistante gestion, assistante PME/PMI ; ou niveau de formation Bac+2 – secrétariat des entreprises, assistance de direction, …

-Connaissances théoriques et pratiques – Savoir
Connaissances du secteur d’activités et son fonctionnement
Connaissances du département de la Loire-Atlantique
Connaissances des collectivités territoriales

-Compétences techniques et méthodologiques – Savoir-faire
Maîtriser les outils bureautiques – Word, Excel, Power Point, messagerie électronique
Connaître la base des logiciels de gestion

-Qualités professionnelles – Savoir-être
Aptitudes professionnelles
- Travailler avec rigueur et méthode
- Avoir le sens de l’organisation
- Prendre des initiatives
- Savoir gérer les situations imprévues ou irritantes
- Être autonome et force de propositions
- Se montrer polyvalent
- S’adapter aux changements
Aptitudes relationnelles
- Détenir des qualités relationnelles et rédactionnelles
- Etablir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
- Coordonner ses activités avec celles de ses collègues
- Faire preuve de diplomatie et de bienveillance

Autres informations

Niveau : Confirmé
Statut : Agent de maîtrise
Rémunération : 28 – 33 k€ bruts annuels
Type de contrat : CDI – Temps plein
Poste à pourvoir : Dès que possible
Date limite de réception des candidatures : 13 octobre 2023