Assistant d’opérations (h/f)

Présentation de l'entreprise

Aménageur de référence de la Communauté d’Agglomération de Cergy-Pontoise, Cergy-Pontoise Aménagement, est une Société Publique Locale (SPL) dont l’activité principale est de concevoir et aménager de nouveaux quartiers mixant logements, commerces, services et activités économiques dans le périmètre de l’Agglomération.

Actuellement en charge de 16 d’opérations d’aménagement, elle peut également être mandatée par les collectivités actionnaires pour réaliser des équipements de toute nature, rénover ou restructurer des bâtiments publics et piloter des études diverses (études urbaines, faisabilité, montages spécifiques…) pour faciliter la prise de décision sur un projet.

Pour répondre encore davantage aux besoins du territoire, une entité juridique complémentaire est créée en juin 2023, sous la forme d’une Société d’Economie Mixte Locale (SEML), dénommée SEM ICY, à l’actionnariat public et privé, avec un double objectif :
-jouer le rôle d’une Foncière Commerce pour acquérir des murs commerciaux, permettre grâce à cette action concrète un rééquilibrage de l’offre commerciale et participer ainsi à redynamiser certaines polarités de l’Agglomération
-et mettre en œuvre, dans un périmètre géographique élargi et en direction de nouveaux clients, ses compétences et ses capacités d’expertise en matière de pilotage de projets.

L’équipe de CPA compte actuellement 16 collaborateurs, mobilisés pour concevoir et réaliser la ville de demain avec efficacité, créativité, intégrité et …esprit d’équipe !

Description de la mission

MISSION GENERALE
Sous la responsabilité du directeur de l’aménagement, l’assistante d’opérations est en prise directe avec les missions opérationnelles, cœur de métier de Cergy-Pontoise Aménagement. L’assistante d’opérations exerce ses missions pour le directeur de l’aménagement, plusieurs chargés d’opérations, eux-mêmes en charge de plusieurs projets. Au-delà des missions classiques d’assistanat, l’assistance d’opérations et les chargé(e)s d’opérations fonctionnent en équipe pour assurer le bon déroulement des opérations.

MISSIONS DETAILLEES
1- Assister le chargé d’opérations dans les missions opérationnelles

- Assurer l’interface entre les prestataires et les chargés d’opérations dans la transmission d’informations (prise d’appels, traitement des courriers et des courriels)
- Organiser les réunions récurrentes rythmant le déroulé d’une opération (comité technique, comité de pilotage), les rendez-vous avec les prestataires et partenaires, notaires, prévoir le cas échéant l’intendance liée à ces réunions, et, le cas échéant, accueillir les personnes extérieures pour ces réunions,
- Remplir les tableaux de bords opérationnels (suivi de la commercialisation des opérations)
- Préparer les correspondances avec les entreprises titulaires de marché (Ordres de service, bons de commande, …)
- Mettre en ligne les consultations des marchés sur procédure adaptée,
- Préparer avec le chargé d’opérations les dossiers de transfert de Garde/ Remise d'ouvrage des espaces publics aux collectivités
- Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein de l’équipe
- Assurer une fonction d’alerte et d’interface (collecter les informations liées aux opérations, préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, effectuer les relances nécessaires, …)
- Assurer à la demande du chargé d’opérations les contacts avec les tiers (maitre d’œuvre, collectivité, collectivités, administrations, vendeurs, clients futurs…)
- Assurer la gestion documentaire des opérations, le classement dans le réseau et l’archivage des opérations avec le(a) chargé(e) d’opérations.

2- Assurer le secrétariat classique des chargés d’opérations et du directeur de l’aménagement

- Mettre en forme les documents, rédiger des courriers simples, mettre en signature, mettre sous pli
- Suivi des signatures dans les collectivités.
- Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous

3- Assurer une fonction d’accueil

- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Participer à l’intégration de nouveaux collègues (notamment information sur la gestion documentaire des opérations

4- Assurer des missions transversales d’intendance (ces missions étant réparties entre assistantes)
- Gestion des fournitures de bureau et différents produits,
- Gestion et suivi des demandes d’intervention pour l’entretien et la maintenance des locaux
- Gestion des badges et bip parking, intendance liée à des évènements internes

Profil souhaité

Diplôme requis :
Formation de niveau Bac +2 : type BTS Assistant de gestion, BTS Professions immobilières, Bachelor en immobilier, assistante de Direction ou expérience équivalente.
Compétences :
- Maîtrise de la bureautique - pack office (Word, Excel, Powerpoint) et Outlook.
- Maîtrise de la forme des écrits administratifs (courriers simples, mails, …)
- Connaissance de l’environnement professionnel (organisation administrative des collectivités, entreprises du BTP, de l’immobilier, …)
- Notions de règlementation des marchés publics
- Idéalement, connaissance du logiciel de gestion GO7 ou équivalent

Aptitudes professionnelles :
- Dynamisme et curiosité
- Organisation et rigueur
- Sens du service, de l’écoute et du dialogue
- Aisance relationnelle et capacité rédactionnelle
- Goût du travail en équipe et du reporting
- Polyvalence et capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément de manière autonome
- Attitude pro active et prise d’initiative
- Réactivité et gestion de priorités
- Capacité d’adaptation

Autres informations

Avantages sociaux :
- Application convention Syntec,
- Mutuelle IPSEC,
- 29 jours de congés payés,
- 22 jours de RTT/an,
- Chèques déjeuner valeur faciale 10,50 € (prise en charge employeur 60 %)
- Chèques vacances,
- Prime vacances,
- Télétravail : possibilité 2 jours/semaine,
- Accessibilité : Transports en commun – Services à proximité – place stationnement

Information sur le poste
CDI à temps complet
Rémunération selon profil