Assistant d’opérations aménagement et construction (h/f)

TERRITOIRE 34

Montpellier - Occitanie

Présentation de l'entreprise

La SPL Territoire 34 créée en 2008 à l'initiative du Département de l'Hérault est une société au service des collectivités actionnaires pour leurs besoins d'ingénierie et de développement. Elle intervient notamment dans les domaines de l'aménagement, du développement économique et touristique, de la revitalisation de centres anciens, de la construction d'équipements publics.

Description de la mission

Secrétariat des responsables d'opérations
• Assurer les relations téléphoniques et l'accueil de la direction opérationnelle
• Organiser et réaliser le classement des documents
• Gérer les agendas et les rendez-vous
• Organiser et préparer les déplacements et les réunions
• Etablir les comptes rendus de réunion non technique

Suivi administratif des opérations
• Participer à l'établissement des pièces administratives des dossiers de consultation réalisé par l'assistante administrative-marché
• Contrôler les pièces administratives des dossiers de consultation établis par des maîtres d'œuvre, en collaboration avec l'assistante administrative marchés
• Participer à la constitution des dossiers de consultation des prestataires et des marchés de travaux en collaboration avec l'assistante administrative marchés
• Gérer les attestations légales des attributaires, en collaboration avec l'assistante administrative marchés
• Participer à l'établissement des dossiers marchés établies par l'assistante marché et les valider avec le responsable juridique
• Assurer le suivi administratif des marchés : réception des documents en cours pour traitement et saisie dans GO7
• Contrôler le respect des dispositions applicables en matière de gestion administrative et financière des marchés (délais de paiement, garanties, avances, cessions de créances, révisions, paiement des sous-traitants…)
• Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
• Suivre les dossiers d'assurance
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord des opérations

Comptabilité suivi financier des opérations
• Enregistrer les factures
• Assister les responsables d'opérations ou réaliser :
- L'engagement et le suivi des dépenses dans le logiciel de gestion GO7 (concession, mandats, prestations)
- Le contrôle des situations de travaux et d'honoraires et des mises en règlement
- Le suivi du budget des opérations et l'établissement des comptes rendus financiers

Accompagnement au pilotage des opérations
• S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe
• Assurer à la demande des responsables d'opérations, les contacts avec les tiers (maîtres d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs…), les déplacements à l'extérieur si nécessaire
• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables d'opérations

Secrétariat et tâches transversales pour la société
• Assurer l'intérim des assistantes opérationnelles au sein du service pour l'exécution des tâches courantes, en cas d'absence ou d'empêchement, et en période de congés
• Assurer tout renfort nécessaire au bon fonctionnement de la société (accueil, standard, autres services...)

Profil souhaité

Poste qui s'adresse à des personnes disposant d'une expérience de 5 ans minimum sur poste équivalent.

De formation supérieure : BAC +2, type BTS Assistante de gestion PME-PMI, ou équivalent (validation d'expérience).

Connaissance de la réglementation applicable en matière de commande publique.
Bonne maîtrise de l'outil informatique (suite office et logiciel GO7).

Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus:
• Qualités d'organisation, méthode et rigueur.
• Qualités relationnelles,
• Esprit d'équipe,
• Dynamisme,
• Autonomie.