Assistant de projet (h/f)

LA FAB

Bordeaux - Nouvelle Aquitaine

Présentation de l'entreprise

La Fabrique de Bordeaux Métropole créée en 2012 est la société publique locale qui assure la mise en œuvre des 2 programmes « Habiter, s’épanouir » et « Entreprendre, travailler ».

Son Conseil d’administration est composé à 50% d’élus métropolitains et à 50% d’élus des communes.

Le budget de la structure pour 2024 prévoit 4 M€ de chiffres d’affaires et de rémunérations sur plus d’une quarantaine d’opérations de tailles diverses avec un effectif de 35 personnes.

Description de la mission

Elle assure le secrétariat de l’ensemble des collaborateurs ainsi que l’assistance administrative de l’ensemble des actions et opérations confiées à la société dans le cadre des deux programmes confiés à La Fab.

1.    Assurer le secrétariat des collaborateurs

- assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l’accueil
- saisir et/ou rédiger et dactylographier les documents
- traiter le courrier entrant et sortant
- organiser et traiter le classement
- tenir les agendas
- organiser les déplacements et réunions

2.    Assurer une fonction d’accueil et d’information des partenaires et prestataires

- assurer à la demande du collaborateur les contacts avec les tiers (collectivités locales, administrations, prestataires…)
- assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et le collaborateur

3.    Assurer le suivi administratif des actions et opérations

- constituer les dossiers des actions et opérations
- constituer, contrôler et suivre les marchés d’études
- Saisir dans le logiciel de gestion interne les factures des engagements et marchés en lien étroit avec le service financier
- établir et suivre les échéances de chaque dossier

4.    Assurer une fonction d’interface et d’alerte

- faire le point sur l’état d’avancement des actions et opérations
- préparer les documents nécessaires au suivi de dossiers
- effectuer les relances nécessaires en interne et en externe
- assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et le collaborateur

Profil souhaité

Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle

- Bac + 2 ou équivalent.
- BTS ou expérience d’un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d’architectes/SEM/SPL.

Compétences attendues (et niveau de maîtrise)

- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, messagerie),
- Connaissance des logiciels de gestion (GO7) le cas échéant,
- Connaissance des marchés publics et/ ou privés.

Aptitudes et motivations, comportements professionnels

- Rigueur, méthode,
- Sens de l’organisation et gestion de son temps de travail,
- Dynamisme,
- Qualités relationnelles,
- Discrétion et confidentialité,
- Goût pour le travail en équipe et le reporting,
- Polyvalence.

Poste à temps plein

Prise de fonction 1er avril 2024