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Assistant de gestion opérationnelle (h/f)

SPLAAD

Dijon - Bourgogne Franche-Comté

Présentation de l'entreprise

Société Publique Locale "Aménagement de l’Agglomération Dijonnaise" (SPLAAD). La société compte 17 personnes dont 9 opérationnels.
La SPLAAD a pour missions principale d’aménager des quartiers d’habitat et des parcs d’activités structurants et durables sur le territoire de ses collectivités actionnaires.
En matière de construction, la SPLAAD mène en mandat des opérations de restructuration et/ou de construction d’équipements publics pour ses collectivités actionnaires.

Description de la mission

• Gestion administrative et technique des opérations
- Assure le secrétariat courant des Chargés d’Opérations / Chefs de Projets durant toute la vie de leurs opérations (Assurer les relations téléphoniques et électroniques, saisir et/ou rédiger les documents, traiter le courrier entrant et sortant…)
- Suit l’exécution administrative et financière des marchés en étroite collaboration avec le (la) gestionnaire marché (agréments des actes de sous-traitance, garanties de sureté financière, cessions de créances, révisions, etc.) jusqu’à leur clôture (réceptions, décomptes généraux, suivi GPA).
- S'informe et fait le point sur l'état d'avancement des travaux (PV de réception, levée de réserves, ordres de services, etc.)
- Assure, à la demande des Chargés d’Opérations / Chefs de Projets, les contacts avec les tiers ainsi que l'organisation des réunions
- Contribue à la mise à jour des tableaux de bord des opérations et du suivi des marchés (sous-traitance, avenants, réceptions, réserves, avances, révision, GPA…)
- Prépare et édite les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Paramètre certaines données liées aux opérations sur le logiciel de gestion et chorus

• Gestion comptable des opérations
- Effectue la saisie des engagements sur le logiciel de gestion interne (lettres de commande, marchés) et assure leur suivi et la mise à jour régulière à chaque modification (avances, sous-traitants, cautions bancaires, révisions, avenants, cession de créances...)
- Etablit les lettres de commandes
- Vérifie les situations de travaux, notes d'honoraires et factures reçues (interface avec MOE et entreprises si demande de corrections)
- Enregistre les Dépenses et Recettes de chaque opération sur logiciel de gestion
- Effectue la saisie relative aux clients/fournisseurs dans le logiciel de gestion (création comptes tiers, RIB, enregistrement des cessions de créances, etc.)
- S’assure de la bonne réception des éléments de Chorus sur le logiciel de gestion opérationnelle et le cas échéant, se connecte sur Chorus et les récupère
- Gère les dossiers de subventions : effectue les demandes d’appels de fonds auprès des financeurs et en assure le suivi financier
- Assure l'envoi des mémoires financiers ainsi que toutes les pièces justificatives
- Interface entre les opérationnels et le service comptabilité
- Effectue les tâches administratives de la gestion locative conjointement avec les cabinets mandatés

• Divers
- Assure les tâches urgentes de l’assistante de gestion opérationnelle absente à la demande d’un opérationnel ou de la direction
- Apporte un soutien au service comptabilité durant les périodes de clôture.
- Gestion du courrier et du standard en l’absence de l’assistante de direct

Profil souhaité

De formation niveau Bac + 2 (secrétariat – assistance), vous justifiez d’une expérience d'un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu des Entreprises Publiques Locales ou de la maîtrise d’œuvre ou de la maîtrise d’ouvrage (idéalement publique) ou des bailleurs sociaux, avec une connaissance impérative des règles de la commande publique.
Expérience de 5 ans minimum

Poste à pourvoir à partir de janvier 2024, en complément et en tuilage d’un temps partiel (départ progressif en retraite).

Compétences attendues (et niveau de maîtrise)
 Maîtrise des procédures liées à la commande publique et à la gestion des marchés publics
 Maîtrise des documents administratifs des marchés publics
 Maîtrise du Pack office (Word, Excel, Outlook)
 Connaissance d’un logiciel de gestion opérationnelle (idéalement GO de Progisem)
 Des notions de gestion et de comptabilité seraient également appréciées

Qualités et aptitudes personnelles :
Aptitudes et motivations, comportements professionnels
Le poste requiert une capacité d’adaptation et d’organisation forte, ainsi qu’une grande rigueur. L’assistant(e) doit avoir la capacité de prendre des initiatives en l’absence des chargés d’opérations et/ou chef de Projet. Pour cela un bon esprit d’initiative, une implication dans les taches, la compréhension du travail effectué et un bon relationnel sont de rigueur. Le travail collaboratif sera également une clé de la réussite dans le poste.