Assistant de direction (h/f)

ECO.URBAIN SPL

Colombes - Île-de-France

Présentation de l'entreprise

Le groupe éCo.urbain est issu du rapprochement des deux structures d’aménagement de la Ville de Colombes, la CODEVAM et l’ASCODEV.

Créée en 1989, la Société d’Économie Mixte (SEM) CODÉVAM s’investit auprès des collectivités ou opérateurs privés pour mener des projets de développement territorial. La SEM compte plusieurs actionnaires : la Ville de Colombes, la Banque des Territoires, Colombes Habitat Public, le Groupe Efidis Cdc Habitat, Action Logement, la Caisse d’épargne Île-de-France, Hertel, Crédit Agricole immobilier promotion et la Chambre des métiers et de l’artisanat.

La Société Publique Locale (SPL) ASCODEV créée en 2017 oeuvre pour ses deux actionnaires : la Ville de Colombes et l’EPT Boucle Nord de Seine, sur tous les champs de l’aménagement et du développement territorial.

En 2022, la CODÉVAM et l’ASCODEV ont décidé de mettre en commun leurs savoir-faire et moyens en matière d’aménagement et de développement pour devenir éCo.urbain SEM et éCo.urbain SPL au sein du groupe éCo.urbain. Fort de son expérience, notre nouveau groupe éCo.urbain souhaite continuer le développement de la ville de demain à Colombes et en région parisienne.

Bâti autour de valeurs communes et d’un ancrage local à Colombes, territoire qui reste le démonstrateur de notre vision et de nos savoir-faire, notre groupe a pour ambition de les exporter sur d’autres territoires en multipliant ses partenariats, en proposant un accompagnement global pour une ville responsable et durable en restant un opérateur à taille humaine.

Description de la mission

Il/elle assiste la directrice générale et le secrétaire général pour faciliter la mise en œuvre de leurs missions, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du directeur.

Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, dossiers de subvention...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons...).

Assurer le secrétariat classique:

· Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
· Organiser le chrono, assurer le suivi des réponses aux habitants
· Co-administrer la boite mel « contact », point d’entrée des habitants, organiser toutes les réunions avec les élus
· Saisir ou rédiger les documents
· Organiser et traiter le classement
· Organiser les déplacements.

Suivre les projets et activités de la direction:

· Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne
· Suivre l'exécution budgétaire du service, appui au montage et suivi des dossiers de subvention
· Mettre en place et renseigner des tableaux de suivi des activités
· Co-organiser les évènements (salons, réunions publiques, etc…) avec le responsable. communication/relation citoyens

Organiser les réunions:

· Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable
· Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions (notamment les conseils d’administration)
· Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers (techniques)
· Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Profil souhaité

Formation:

· Bac Pro secrétariat
· Bac+2 (BTS, DUT…) en assistanat de direction, assistanat de gestion

Connaissances techniques:

· Compétence en gestion administrative
· Capacité rédactionnelle
· Capacités d'organisation et de gestion du temps de travail
· Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques de gestion
· Notions de comptabilité analytique

Savoir être:

· Rigueur et sens de l’organisation
· Aisance relationnelle
· Discrétion
· Écoute, empathie
· Force de proposition, esprit d’initiatives
· Adaptabilité
· Sens de l’observation