Assistant de direction (h/f)

PARCUS

Strasbourg - Grand-Est

Présentation de l'entreprise

PARCUS gère environ 10.000 places de stationnement sur 19 parkings dont 3.335 places sur 6 parkings pour l’Eurométropole de Strasbourg (DSP). PARCUS intervient principalement sur l’Eurométropole qui est l’actionnaire majoritaire.

Les compétences de PARCUS : gestion, réhabilitation, construction de parkings

Personnel : 80 à 85 personnes

Chiffre d’affaires 2022 : 13,1 M€ (résultat : 1,9 M€)

PARSEM est une SAS commune avec la SERS (50 % chacun) : elle est propriétaire de 3.484 places sur 5 parkings

Les compétences de PARSEM : acquisitions, constructions de parkings

Le chiffre d’affaires 2022 est de 4,5 M€ (résultat : 371 K€)

Sans personnel : fonctionne avec des prestations assurées par PARCUS et la SERS. La présidence et la direction alternent tous les 3 ans entre la SERS et PARCUS

PARCUS est actionnaire de référence de STRASBOURG MOBILITES (VELHOP)

27 personnes – PARCUS est en appui : finances, comptabilité, ressources humaines (convention)

PARCUS est actionnaire de CITIZ (6 %)

PARCUS gère des stations de trottinettes avec KNOT

Description de la mission

Il (elle) assistera le Directeur Général de la société pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du Directeur Général.

Il (elle) s’occupera de la vie sociale de la société.

Il (elle) assistera la RH et pourra prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

TACHES ET RESPONSABILITE

Assurer le secrétariat classique

·       Piloter Laurence (accueil, standard et vérif. stat. observatoire)

·       Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun.

·       Gérer le courrier

·       Organiser la gestion des appels téléphoniques : permanence et filtrage

·       Saisir ou rédiger des documents

·       Organiser et traiter le classement des contrats et documents divers

·       Organiser les déplacements

·       Renseigner et vérifier les tableaux statistiques

·       Assistance ponctuelle service RH

Suivre les projets et activités de la direction

·       Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne

·       Travailler en équipe, avec l’ensemble des services pour la préparation des dossiers

·       Assurer le relais entre la direction et les différents services

·       Veiller à la bonne diffusion de l’information de la direction (en interne ou externe)

Organiser les réunions

·       Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général

·       Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

·       Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus

Gérer la vie sociale

·       Préparer les réunions CA et AG et diffusion des dossiers en respectant les délais imposés par la loi

·       Tenue des registres et diffusion des PV et documents divers

·       Mise à jour du K-BIS

Profil souhaité

Formation

·       BTS assistant de direction ou de secrétariat,

·       Bac Pro secrétariat

·       Expérience en tant qu’assistante de Direction,

·       Expérience du secrétariat et du standard

Connaissances techniques

·       Compétence en gestion administrative (vie sociale)

·       Capacité rédactionnelle

·       Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail

·       Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques de gestion

Savoir être

·       Rigueur et sens de l’organisation

·       Aisance relationnelle

·       Ecoute, empathie, bienveillance

·       Force de proposition, esprit d’initiatives

·       Adaptabilité

·       Sens de l’observation

·       Autonomie

·       Disponibilité