Assistant de direction (h/f)

ROUSSILLON AMENAGEMENT

Toulouges - Occitanie

Présentation de l'entreprise

Forte de 40 ans d'expertise en développement local, la SEM Roussillon Aménagement se caractérise par une approche transversale de la maîtrise d'ouvrage et par une grande souplesse d'intervention…

S'appuyant sur une méthodologie éprouvée sur de nombreuses références, la société intervient en matière de construction d'équipements publics, d'aménagement de nouveaux quartiers d'habitat et de développement économique ; contribuant ainsi à l'attractivité du territoire et au développement de services aux citoyens.

La Société d'Economie Mixte Roussillon Aménagement, recherche un Assistant de Direction h/f.

Description de la mission

Sous l'autorité de la Directrice Générale, vous êtes en charge de :
• Assister l'équipe de direction pour prendre en charge les tâches organisationnelles, aider à la recherche d'informations en amont, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité de la Direction.
• Assurer si nécessaire le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, gestion administrative du personnel…) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons…).

SECRETARIAT
- gérer le courrier : réceptionner, saisir, enregistrer et distribuer le courrier
- dans le cadre d'un pool d'assistantes chargées d'opération, assurer l'accueil et le standard de la société
- saisir ou rédiger des documents
- organiser et traiter le classement des dossiers société à la fois papier et informatique ; archivage
- assurer la visibilité des agendas à la Direction
- organiser les déplacements de la Direction

ORGANISATION DE REUNIONS
- assurer en amont l'organisation pratique de réunions et notamment des conseils d'administration et des assemblées générales : organisation logistique de la réunion, convocation, suivi du quorum, préparation des projets de PV de séance et suivi post réunions (légalisation, dépôts au greffe…)
- gérer la salle de réunion

SUIVI ADMINISTRATIF DU PERSONNEL
- assurer le suivi des dossiers des salariés lors des recrutements et des départs : mise à jour des données santé, mutuelle, prévoyance notamment, collecte, vérifications et transmission des pièces administratives, en lien avec
le cabinet comptable et social, mise à jour du registre du personnel…
- assurer le suivi des congés, RTT et absences et plus généralement des éléments variables de paie au travers de la plateforme SILAE ; assurer le suivi du compte épargne temps
- assurer le suivi et les commandes de tickets restaurant
- assurer le suivi administratif des formations (demande de prise en charge OPCO, suivi facturation…)
- assurer le suivi annuel des pièces administratives (permis de conduire, cartes grises, dispense mutuelles, etc.)

SUIVI ADMINISTRATIF DE LA SOCIETE
- gérer la logistique de la société en matière d'approvisionnement de fournitures et de petit matériel
- gérer et suivre les contrats de location, maintenance et entretien de la société (locaux, syndic, photocopieur, alarme, extincteur…)
- gérer les divers abonnements des sociétés (Indépendant, Moniteur, Progisem, Sketchup…)
- mettre à jour le Document Unique d'Evaluation des Risques, en lien avec l'équipe de Direction

SUIVI DE L'EXECUTION BUDGETAIRE DE LA SOCIETE
- traiter et enregistrer l'ensemble des dépenses de la société dans le logiciel Go7 ; assurer le suivi des paiements fournisseurs
- saisir l'ensemble des recettes société dans le logiciel Go7
- transmission hebdomadaire des comptes société et opérations au pool des assistantes
- assurer le suivi des chèques émis en lien avec le cabinet comptable

Profil souhaité

- Connaître le cadre général d'intervention des établissements publics locaux
- Compétence en gestion administrative
- maîtrise des outils bureautiques et plus spécifiquement du logiciel Go7
- capacité rédactionnelle et bonne expression orale
- capacité d'organisation et de gestion du temps de travail
- réserve et respect de la confidentialité
- dynamisme, réactivité et prise d'initiatives
- disponibilité et adaptabilité
- goût du travail en équipe
- présentation soignée
- autonomie
- polyvalence