Assistant de direction (f/h)

LYON PARC AUTO

Lyon - Pays de la Loire

Présentation de l'entreprise

LPA est une société anonyme d'économie mixte locale (SEM), opérateur historique du stationnement dans la métropole lyonnaise. Malgré son statut de société de droit privé, LPA a par essence vocation à satisfaire des besoins d'intérêt général, spécifiquement dans le domaine des mobilités sur le territoire lyonnais.
LPA propose d'ores et déjà :
- 17 parcs de stationnement avec plus de 1100 places sécurisées pour accueillir les usagers du vélo,
- 35 parcs de stationnement avec près de 19 000 places et un service de stationnement mutualisé LPA&CO avec plus de 1500 places complémentaires à destination des automobilistes et pour libérer l'espace public de la voiture,
- Plus de 400 véhicules en libre-service pour répondre aux attentes des adeptes de l'autopartage
A la tête de la SAS HLU Port de LYON, LPA prend également une part active au déploiement du schéma de logistique urbaine de la Métropole de Lyon.

Description de la mission

L’assistant/assistante de direction accompagne l’équipe de Direction Générale des sociétés SEM LPA et SPL Mobilités afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder.

Rattachement hiérarchique : DG SEM et DG SPLM

Activités

Organisation de l’agenda de l’équipe de Direction et accueil

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de l’équipe de Direction (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…),
Accueillir physiquement les rendez-vous,
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…),
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de l’équipe de Direction (ordre du jour, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
Prépare les déplacements occasionnels (transport et hôtel)

Gestion des dossiers du dirigeant

Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles,
Assister au besoin aux réunions internes et en rédiger les comptes rendus,
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information),
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…),
Gérer les notes de frais du Dirigeant.
Assurer la gestion des Services Généraux :

Superviser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables.
·        Coordonner l’aménagement des bureaux (commande de mobilier, livraison, mise en place).

·        Recueillir les demandes de petits travaux des équipes

Communication

Coordonner ou rédiger des supports de communication (notes d’information, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, Réseau social d’entreprise…),
Structurer et assurer la transmission des informations en interne.
·       Participer à l’organisation d’évènements internes en support du service communication.

Besoins centralisés des différents services

·       Souscrire et renouveler les adhésions aux divers organismes dont adhère l’entreprise (Mobilians, SCET …). En assurer le suivi,

·       Assurer diverses taches ponctuelles pour les différents services de l’entreprise (rédaction et mise en forme de courriers…)

·       Monter des réunions avec des interlocuteurs multiples internes et externes

·       Prendre en charge certains projets en fonction des besoins de l’entreprise.

Encadrement d’équipe

·       Encadrer le travail de l’assistante à l’accueil le cas échéant

·       Réaliser les entretiens professionnels et annuels

·       Accompagner le développement des compétences de son collaborateur

Profil souhaité

Diplômes requis

Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
Expérience requise :

Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction est requise. La connaissance du secteur des mobilités et des collectivités publiques est appréciée.

Compétences techniques

Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
Maîtrise de l’organisation d’événements / réunion
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

Aptitudes professionnelles

Dynamisme
Esprit d’initiative
Discrétion / Confidentialité
Organisation et rigueur
Polyvalence
Réactivité et autonomie
Esprit de synthèse
Aisance relationnelle
Capacités rédactionnelles
Disponibilité
Capacité d’adaptation

Autres informations

Rémunération : 3200€ / 13 mois soit 41600€

Statut : Agent de Maitrise

Temps de travail : 35H ou 37H/RTT

Télétravail : N

Délégation de signature pour un montant de 1000€

Gestion d’une CB professionnelle pour les besoins occasionnels