Assistant de chargé d’opérations (h/f)

SAS

Chambéry - Auvergne-Rhône-Alpes

Présentation de l'entreprise

La SOCIETE D'AMENAGEMENT DE LA SAVOIE, communément appelée la SAS, travaille aux côtés des collectivités locales depuis plus de 50 ans.

En 1981, la Société d'Equipement de la Région de Chambéry, créée en 1962, et la Société pour l'Equipement de la Savoie fusionnent pour former la Société d'Aménagement de la Savoie.
La Société d'Equipement de la Vallée des Belleville, créée en 1960, les rejoint pour constituer la SAS. Cette fusion sera effective en 1984.
La SAS, de par ses origines, a toujours développé des compétences dans les domaines de l'aménagement urbain, touristique et économique.
Aujourd'hui, deux agences sont à votre service : à Albertville et à Savoie-Technolac (Le Bourget-du-Lac).
Le siège social de la SAS est situé à Chambéry.

Description de la mission

Il ou elle assure le secrétariat classique des chefs de projets, chargés d'opérations et directeur d'agence ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations, sous la responsabilité des chargés d'opérations et des chefs de projets :
- Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil
- Saisir et/ou rédiger les documents
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Organiser et traiter le classement
- Préparer l'archivage des dossiers des opérations sous la responsabilité des chargés d'opérations et des chefs de projets.

Sous la responsabilité des chargés d'opérations/chefs de projets, assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception
 Constituer le dossier de candidature des appels d'offres auxquels répond la SAS
 Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chefs de projets, participer à la constitution des dossiers d'appel d'offres et assurer la gestion administrative de ceux-ci ;
 Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chefs de projets, constituer les documents marchés ;
 Après validation du chargé d'opérations/chef de projets, notifier les marchés et suivre leur évolution ;
 Après validation du chargé d'opérations/chef de projets, gérer les aspects administratifs et financiers des avenants et cessions de créance ;
 Après validation du chargé d'opérations/chef de projets, gérer les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement ;
 Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier ;
 Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chef de projets, assurer la facturation ;
 Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chefs de projets, assurer les missions administratives de la réception, et la gestion des D.G.D.

Assurer une fonction d'interface
 S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, auprès des chargés d'opérations/ chefs de projets et directeur d'agence ;
 Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers ;
 Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…) ;
 Assurer à la demande du chargé d'opérations/chef de projets, les contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients…) ;
 Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et le chargé d'opérations/chef de projets ;
 Assumer une fonction d'alerte et de conseil en cas d'évènement imprévu ou exceptionnel

En complément des missions définies ci-avant, l'assistant(e) de gestion est en capacité de manager des assistantes de chargé d'opérations/chefs de projets et de participer à leur formation.

Profil souhaité

Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
BTS ou expérience d'un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d'architectes.

Compétences attendues
 Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook),
 Capacité à utiliser des logiciels de gestion, et à se former sur les logiciels spécifiques à la société,
 Notions de gestion et de comptabilité,
 Connaissance des marchés publics et privés, et de leurs procédures,
 Connaissance du déroulement des opérations de construction et d'aménagement
Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus
 Rigueur, méthode,
 Sens de l'organisation et gestion de son temps de travail,
 Dynamisme et disponibilité,
 Qualités relationnelles,
 Discrétion et confidentialité,
 Goût pour le travail en équipe
 Polyvalence

CLASSEMENT AU SEIN DE LA SOCIETE D'AMENAGEMENT DE LA SAVOIE

Assistant(e) de chargé d'opérations/chefs de projets :

● Description : ayant une expérience professionnelle de plus de deux ans dans le domaine du secrétariat
● Qualification : Niveau 2 de la Convention Collective Promotion Construction- échelon 1 à 3
Assistant(e) de gestion :
● Description : ayant une expérience professionnelle confirmée d'assistant(e) de chargé d'opérations/chefs de projets d'au moins 10 ans
● Qualification : Niveau 3 de la Convention Collective Promotion Construction- échelon 1 à 3.

Pour postuler
Merci d'adresser vos CV, lettre de motivation et prétentions salariales au plus tard le 30/03/2023